Denk Mee | Pauze t.e.m. begin 2023

We hebben even pauze t.e.m. begin 2023. Heb je echter nog ideeën, aarzel dan niet om ze aan ons door te geven.

Denk Mee 10.11.2022 | Overlapteken

Op dit moment krijg je een overlapteken te zien als een event eindigt en een ander event op hetzelfde moment start in dezelfde ruimte.

Is het wenselijk dat een overlapteken toont als de eindtijd van het event gelijk is aan de starttijd van het volgende event? (een event eindigt om 20:15u en een ander begint om 20:15u)

Resultaten

Opmerkingen & Suggesties

“Om geen uitroepteken te krijgen doe ik nu het event een minuut eerder laten eindigen, maar vind ik persoonlijk niet handig.”

“We zouden eerder een alert / overlapteken willen krijgen, dus bij het aanmaken van een reservering al een melding in je scherm met: let op! Dan willen we ook kunnen inzien waar de overlap zit bij meerdere reserveringen. Deze dan kunnen accorderen. Nu krijg je hem pas te zien als de reservering is gemaakt.”

“Theoretisch zou je ruimtes en items een overlaptijd kunnen meegeven. Staat die op 0, dan kan een ruimte of item gelijk weer geboekt worden zonder dat dit een overlap is. Als een ruimte b.v. tussendoor moet worden schoongemaakt of een item opnieuw opgebouwd (b.v. een beamer kun je niet de ene minuut op de ene plek inzetten en een minuut later op de andere plek), kun je zo’n ruimte of item een overlaptijd meegeven. Maar die beamer kan misschien in dezelfde ruimte wél weer gelijk worden gebruikt. Dus ik denk dat over de items nog meer denkwerk nodig is, en meer praktijkvoorbeelden nodig zijn. Ik zou beginnen met de ruimtes. Alternatief voor de ruimtes, als je toch iets wilt signaleren: een aparte melding geven voor aaneensluitend gebruik.”

Denk Mee 06.10.2022 | Taken in e-mail

Met de Takenmodule kun je Taken koppelen aan Projecten, Events, CRM, aan Procesflows en uiteraard aan rollen of gebruikers.

We denken erover om het mogelijk te maken een Taak naar een e-mailadres te kunnen zenden zodat collega’s of externe partners ook Taken kunnen krijgen zonder in hoeven te loggen in de applicatie.

Denk Mee 27.10.2022 | Top 1 Feature

Deze keer stelden we jullie de vraag om je grootste wens door te geven, jouw top prio 1 feature dat je graag in onze software zou willen zien.

Resultaten

“Leesrechten op alle gegevens in de database, zodat ik makkelijk eigen overzichten kan maken. Of een snapshot van de database die dagelijks ververst wordt.”
! Let op: Leesrechten direct op de database is niet gebruikelijk in deze tijd. We maken Endpoints beschikbaar om data op te halen.

“Logging van iedereen die in de software werkt. Op dit moment weten wij niet wie wat heeft gedaan in het systeem, en is het een hele zoektocht naar alle wijzigingen en veranderingen. Een logging zou dit kunnen voorkomen en zou ons kunnen helpen om dingen per afdeling zelf op te pakken.”
! Let op: Het is mogelijk Audit-rapportages aan te vragen en automatische mails waarin wijzigingen gecommuniceerd kunnen worden. Bovendien zijn er nu ook notificaties.

“Mobile Friendly: Hierin alle functionaliteiten zoals op desktop versie, maar dan op smartphone.”

“Een koppeling maken met API van ticketing.”

“In de eventlijst en weekweergave kunnen zien wie er op welke productie staan (programmeur, marketeer, productieleider en floormanager).”

“Bijlages kunnen mailen direct vanuit de software.”

“Perfect in 2 richtingen koppelen met Outlook.”

“Vanuit bijvoorbeeld Projecten of Eventlijst mijn eigen kolommen kunnen kiezen en verschuiven. Wat wil je eerst zien en wat niet? Plus het mogelijk exporteren daarvan.”

“Vanuit de Eventlijst naar een draaiboek gaan in 1 stap (doormiddel van een icoontje net als bij extra data, tijdschema, items en documenten.)”

“Automatisch algemene feestdagen en belangrijke evenementen in de software kunnen zien, zodat we op korte termijn en verder in toekomst weten wat er aan de hand is (bv. Pinksteren, schoolvakanties etc.).”

“Overeenkomsten en facturen direct mailen vanuit de software, zonder deze eerst te downloaden.”

“Notificaties kunnen personaliseren zodat ik enkel die van mezelf zie, of juist ook die van bepaalde anderen kan selecteren.”

Denk Mee 06.10.2022 | Taken in e-mail

Met de Takenmodule kun je Taken koppelen aan Projecten, Events, CRM, aan Procesflows en uiteraard aan rollen of gebruikers.

We denken erover om het mogelijk te maken een Taak naar een e-mailadres te kunnen zenden zodat collega’s of externe partners ook Taken kunnen krijgen zonder in hoeven te loggen in de applicatie.

Resultaten

Opmerkingen & Suggesties

“Niet alleen een taak, maar ook graag een ‘event’ naar een outlookagenda kunnen sturen is een vraag van veel collega’s”

“We gebruiken de Takenmodule nu niet, maar het lijkt me wel zinvol om een notificatie naar een e-mailadres te kunnen zenden.”

“Super feature! Misschien url opnemen in de notificatie. ”

“We gebruiken het onderdeel ‘Taken’ (nog) niet in onze organisatie. Misschien in de toekomst wel, en dan zou de functie waarschijnlijk wel heel handig zijn.”

“Heel nuttig, ook voor zzp’ers”

“Opzich kan dat interessant zijn om wat extra aan te kunnen duiden.”

“Dit is handig als (automatische) herinneringsmail voor de informatie die onze huurders ons op een bepaalde tijd moeten bezorgen.”

“Ik hoef zeker géén e-mails in mijn e-mail! Die staat al bomvol. Diverse organisaties werken met signaleringen per dag in een systeem; Optie akkoord? Factuur binnen? Klant betaald? etc.
Vooral taken voor mijzelf in een eigen dashboard zou erg handig zijn. Als een soort van pop up bij de datum van iedere dag;  factuur gemaakt? bijv 1 week na eventdatum. Dat er 3 weken voor de eventdatum staat: Definitief draaiboek?”

Denk Mee 29.09.2022 | Ruimtes boeken

In onze plannen voor Q4 van 2022 nemen we mogelijk op dat Ruimtes ook online te boeken zijn. Het betreft dan vaak het reserveren van oefenruimtes of educatieve ruimtes of studio’s door vaste huurders.

Resultaten

Opmerkingen & Suggesties

“Voor onze organisatie is dit niet relevant.”

“Dit is voor ons één van de meest gewenste features. Wij verhuren veel ruimtes aan een vaste groep van huurders. Zij nemen veel tijd in beslag met het inplannen, maar vooral continue wijzigen van allerlei details. Dit zou wat ons betreft goed geautomatiseerd kunnen worden. Graag gaan we in gesprek over hoe dit voor ons goed zou kunnen functioneren. ”

“Het zou mooi zijn als de boeking met een status in de eventlijst komt te staan en dat er een workflow aan gekoppeld kan worden.”

“Het gaat bij ons om 1 vaste partner die een bepaalde vergaderruimte zo zou kunnen reserveren.”

“We willen bezoekers wel graag online inzicht geven in de beschikbaarheid van ruimtes/groepsbegeleiders!”

“Op dit moment is dit niet van toepassing bij ons, in de toekomst misschien wel.”

“Voor ons is dit niet interessant omdat we onze zalen delen met andere instellingen. Daar moet een controle op zitten.”

“Een huurder zouden we graag zelf de beschikbare ruimtes laten huren. Wat prettig is dat we een goed- of afkeuring kunnen geven, want er moet ergens een controle op zijn.
Dingen waarover volgens ons wel nagedacht moet worden: – Controle functie (goedkeuren / afkeuren) – Totaal overzicht krijgen van gehuurde / gereserveerde ruimtes – Prijzen standaard ingevuld voor de ruimte / docent – Extra informatie over de ruimte, wat zit er bijv. standaard in? – Ruimte niet 1 op 1 op elkaar geboekt kan worden. Dat er dus bijv. altijd een kwartier of half uur tussen moet zitten? – Mogelijkheid om aan te geven wat ze extra nodig hebben? – Wat als een iemand buiten de standaard tijden wil huren? – Planningstechnisch moet je gaan nadenken hoe je hier mee om wil gaan “

Denk Mee 22.09.2022 | Projectnaam

Bij het uploaden van Events naar de diverse ticketingsystemen is de Projectnaam altijd de naam van de Productie. We weten inmiddels dat het soms wenselijke is om een extra veld hiervoor te reserveren en hebben hierbij de onderstaande stellingen voor jullie:

Resultaten

Opmerkingen & Suggesties

“De eventnaam is een veld dat meegenomen zou kunnen worden. Het is al een vast veld en tevens zichtbaar in de eventlijst. ”

“Projectnaam is bij ons meestal de productienaam, maar we willen wel de flexibiliteit dat het anders kan (op tickets en online staat bijvoorbeeld het land van herkomst vermeld in de titel, in de software is dat dan weer overbodige informatie).
Als het wordt geïmplementeerd is het wel handig dat er een “kopieer”-knopje o.i.d. is (lijkt me makkelijker te implementeren dan een aan/uit-knop per productie, wat functioneel handiger en mooier is)”

“Projectnaam is een intern veld dat overal prominent zichtbaar is, en door iedereen kan worden bewerkt. Daarom staat daar niet altijd de titel van de productie, maar ook wel eens de uitvoerende, de producent, een werktitel of een combinatie van voorgaande. Het veld Titel (door jullie naam van de productie genoemd) is ook belangrijk voor koppelingen met websites.”

“Vanuit mijn perspectief: Indien er meerdere projecten onder een Productie vallen, kan ik begrijpen dat dit wenselijk is.”

Denk Mee 15.09.2022 | Contactpersoon

Als je in een Project een nieuwe Contactpersoon aanmaakt of een Contactpersoon selecteert die nog geen referentie is van de Organisator, moet deze dan automatisch gekoppeld worden als referentie aan de Organisator van het project?

Resultaten

Opmerkingen & Suggesties:

“Het is niet altijd zo dat de contactpersoon een referentie is van de organisator. Bv. Soms wordt de zaal gereserveerd via een contactpersoon bij de stad, maar zij zijn dan niet per se de organisator van het event.”

“Het zou het mooi zijn als dat een checkbox is , die default aangevinkt is?”

“Ik vind het gek dat dat niet automatisch gebeurd :-), maar ik snap nu dat het zo is ingesteld.”

“Dit is voor ons niet altijd van toepassing. Een pop-up lijkt me wenselijker.”

“Ik denk dat het meestal ja is en in een enkel geval nee. Als ontkoppelen makkelijk is zou ik standaard koppelen.”

“Graag!”

“Als dit ook gaat om alle contactpersonen die wij invullen, bijvoorbeeld ook de tourmanager die als contactpersoon geldt op de showdag, dan vind ik dat deze niet automatisch een referentie moet worden. Als het enkel gaat om organisaties achter een event, dan wel.”

Denk Mee 08.09.2022 | Informatie grote blokken

Deze Denk Mee is doorgevoerd in Release 2.0.2

Er was een verzoek binnengekomen over een gewenste aanpassing in de Grote Blokken in de Weekweergave in de Dashboard Software.

Verzoek van diverse gebruikers is om de Naam van de Organisator om te wisselen met de Projectnaam.In de Dagweergave kunnen we meer info tonen, maar de volgorde is daar wel al zoals we deze willen in de Weekweergave.

We tonen in de Weekweergave Grote Blokken nu de volgende info:

De start- & eindtijd van het event Project id/Event id
De naam van de Organisator
De Eventnaam
De Projectnaam en de 1ste Event Tag

 

Verzoek van diverse gebruikers is om de Naam van de Organisator om te wisselen met de Projectnaam.

In de Dagweergave kunnen we meer info tonen, maar de volgorde is daar wel al zoals we deze willen in de Weekweergave.

Resultaten

Opmerkingen & Suggesties:

“Tijden: hier zien we graag de “datum” tijden uit eventdetails in plaats van de “boeking” tijden. De organisator is in onze organisatie standaard onze eigen naam. Graag zien we daarvoor in de plaats de volgende functies: * preproductie (uit tabblad “teams” bij Algemeen) * marketeer ( uit tabblad “marketing” bij Marketing) * floormanager (uit tabblad “teams” bij Algemeen) ”

“Om eerlijk te zijn gebruik ik deze weergave niet, maar lijkt mij voor ons geen probleem”

“Voor ons is het veld waar nu ‘116/540’ staat niet van belang in de weergave – liever daar de verkoopstand! ”

“Prima.”

“voor ons zou deze volgorde zelfs nog beter zijn: – Eventnaam – Projectnaam – Organisator – Eventtag het nummer rechtsboven heeft geen enkel nut om daar te tonen – graag deze sowieso daar niet plaatsen”

“Wordt in deze aanpassing ook meegenomen dat de namen van de ingeplande preproducent + floormanager in de blokken te zien zijn?”

“In plaats van Project id/Event id is er vanuit de operatie ook grote vraag naar het aantal te verwachten gasten (kaartverkoop of ingevuld aantal bij verhuringen)”

“Projectnaam is voor ons de belangrijkste informatie, dan pas de eventnaam (omdat onze projecten momenteel bijna steeds uit 1 event bestaan of we maken een onderscheid via tags) en nadien pas de organisator en meestal zelfs de eigenaar. In die zin vind ik de mogelijkheid om de blokken zelf in te stellen (op basis van regels) toch handig.”

“Event ID is ook niet echt van belang in de grote blok.”