Handleiding

In de software, in de Instellingen, bieden wij diverse lijsten aan, bijvoorbeeld de lijst met Seizoenen, de lijst met Rapporten, de lijst met Document Tags.

Hiermee kan de volgorde van de lijst aangepast worden. Klik op één van de kolomnamen (ID/naam/omschrijving)  om de pijl zichtbaar te maken.

Er zijn drie volgorde mogelijkheden: de lijst kan gesorteerd worden op (1) alfabetisch, (2) omgekeerde alfabetische volgorde of de (3) zelf samengestelde volgorde.

Alle iconen die we aanbieden in de software in diverse schermen worden hier toegelicht.

Menu
 Klik linksboven in de hoek, het Menu wordt geopend.

Wijzigen
Klik op het pen-icoon om te wijzigen.

Verwijderen
Klik op het prullenbak-icoon om te verwijderen.

Slepen
Klik op het sleep-icoon om de volgorde wijzigen, houdt deze met de muis vast en sleep naar de gewenste positie.

Archiveren
Klik op het archiveer-icoon om te archiveren.

Dupliceren
Klik op het dupliceer-icoon om te dupliceren.

Maak standaard
 Klik op het ster-icoon om iets Standaard te maken.

Filter 
Klik op het Filter om het Filterscherm te openen.

Filter verversen
Klik op het icoon om de Filter te verversen.

In bepaalde schermen zie je in de blauwe balk een zoekveld.
Je kunt hier zoeken op een naam of een ID.

Binnen de software zijn er een aantal features die je aan -en uit kunt zetten.

Om aan te geven welk features in jouw organisatie gebruikt mogen worden, open je het Menu en ga je naar Instellingen – Features in de Applicatie. Vink aan wat voor jouw organisatie van toepassing is.

Als een Feature niet aangevinkt is, zie je dit Feature niet in de applicatie.

Opmerking: als er al Extra Data aangemaakt is en het vinkje wordt nadien weggehaald, blijft de Extra Data wel bestaan. Idem voor de andere Features.

Op deze pagina kunnen de Seizoenen aangemaakt worden. Dit kan een jaarlijkse periode zijn of een zelf uitgekozen periode die je binnen de organisatie als Seizoen bestempelt.

De Seizoenen komen terug in de selectiecriteria binnen de Rapporten, de Series en de Prijslijsten.

Seizoen naam, start- en eind datum zijn verplichte velden.

Op deze pagina kun je de meest gebruikte Sociale Netwerken én websites die binnen jouw organisatie worden gebruikt invoeren. Deze zijn zichtbaar voor alle gebruikers in het Dashboard.

Dit kan simpelweg door de gewenste URL hier te kopiëren en op Opslaan te klikken.

Deze zijn hierna te zien op het Events Dashboard, rechts onder de datum.

Een API Key is verplicht indien je data wilt ophalen met bijvoorbeeld een BI tool of Excel of via Postman als jij of een externe partner data via Endpoints wilt benaderen. Een Feed Filter kan in combinatie met een API Key gebruikt worden.

Hier kun je API Key’s toevoegen, het invoeren van de naam is een verplicht veld.

De API Key is uiteraard niet makkelijk leesbaar en lang. Overtypen is foutgevoelig, daarom is hier de mogelijkheid Kopieer naar Klembord toegevoegd.

Een aantal algemene Instellingen gericht op Financiële componenten in de software kunnen gemaakt worden in de Instellingen | Financieel.

Deze Instellingen kunnen gebruikt worden voor het maken van prijzen voor Items, Instellingen voor Deals en kunnen gebruikt worden in koppelingen met (Financiële) systemen.

Er zijn drie onderdelen in de menustructuur van Financieel.

Op deze pagina kunnen de Btw-tarieven aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om aan te geven wat het Btw-tarief is bij Items, Kosten en Berekeningen in Deals en in de Rapporten.

Nadat er op BTW geklikt is, opent er een lijst met alle reeds aangemaakte BTW tarieven. Er kan gefilterd worden op de naam en de waarde, door rechts boven in het zoekveld een zoekcriterium te typen.

De volgende acties kunnen uitgevoerd worden: Toevoegen- , wijzigen- en verwijderen van BTW tarieven.

Naam en Waarde zijn verplichte velden.

Tevens kan de lijst gesorteerd worden op naam of op omschrijving.

Hier kunnen de Grootboekcodes Types aangemaakt worden. Grootboekcode Types zijn de Types waaronder de Grootboekcodes vallen.

De lijst kan gefilterd worden op de naam, de omschrijving of het Type van de codes, door in het zoekveld een zoekcriterium te typen.

De volgende acties kunnen gedaan worden: Toevoegen-, wijzigen- en verwijderen van Grootboekcode Types.
Naam is een verplicht veld. De velden Kleur en Achtergrondkleur zijn optionele velden.

Tevens kan de lijst gesorteerd worden op naam of op omschrijving.

Op deze pagina kunnen de Grootboekcodes aangemaakt worden. Grootboekcodes worden gebruikt om een koppeling met de financiële software mogelijk te maken of om in rapportage toe te voegen. Het ingeven van een Grootboekcode is bij het aanmaken van een Item verplicht. Indien de Grootboekcodes niet gebruikt worden in jullie organisatie, kan er een niet bestaande code aangemaakt worden.

De volgende acties kunnen uitgevoerd worden: Toevoegen-, wijzigen- en verwijderen van Grootboekcodes.
Er zijn twee verplichte velden: Naam en omschrijving. Type is een optioneel veld.

Er kan gefilterd worden op de naam, de omschrijving en het type van de codes, door rechts boven in het zoekveld een zoekcriterium te typen.

Tevens kan de lijst gesorteerd worden op naam of omschrijving, door rechts van de titel op het pijltje te klikken.

In de software kunnen er verschillende Rollen aangemaakt worden.
Deze Rollen bestaan uit Rechten.

Een Rol kan zijn: ‘Programmeur’ of ‘Marketing’, maar kan ook ‘Alleen lezen’ of ‘Admin’ zijn.
Dit hangt af van de inrichting van de Rollen binnen jullie organisatie.

ESB kan advies geven om Rollen te maken, de uitgangspunten hierbij zijn bijvoorbeeld:

• Welke werkzaamheden moet een bepaalde gebruiker in de software kunnen doen?
• Welke taken zijn er in een Procesflow en aan wie worden deze gekoppeld? Bijv. een Taak wordt gekoppeld aan een persoon of aan een Rol ‘Marketing’ en niet aan een Rol ‘Admin’ of ‘Alleen lezen’.
• Welke functie heeft een gebruiker en welke informatie mag daarbij zichtbaar zijn?

Een Recht is bijvoorbeeld:

• Het mogen wijzigen van Events;
• Het mogen aanmaken van een Tag;
• De Deals kunnen zien.

Een gebruiker heeft één standaard Rol, maar kan in uitzonderlijke gevallen meerdere Rollen toegekend krijgen. Bijvoorbeeld als de medewerker programmeur is maar óók directielid. Deze persoon heeft de Rol ‘Programmeur’ en ‘Directie’, maar logt standaard in onder de Rol ‘Directie’.

Rollen Toevoegen

Op deze pagina kunnen de Rollen aangemaakt worden.

Bij het maken van een Rol moet er bepaald worden of deze Rol een ‘Admin’, ‘Alleen Lezen Gebruiker’ of Alleen eigen Events Lezen’ Rol is.

Admin: Deze Rol heeft volledige Rechten binnen de Instellingen.
Alleen Lezen Gebruiker: Deze Rol mag enkel de Events lezen.
Alleen eigen Events lezen: Deze Rol mag enkel de Events lezen, waarvan de gebruiker de Organisator is.

Rechten per Rol

Hier stel je de Rechten per Rol in m.b.t. het on the fly aanmaken Tags in de software.

In de software zijn een aantal Standaardrapporten én specifieke maatwerkrapporten beschikbaar.

Deze Rapporten zijn terug te vinden op het Events Dashboard en bij de Eventdetails/Projectdetails.

Het toevoegen van Rapporten wordt doorgaans uitgevoerd door het reporting team van ESB.
Naam, Pad en Type zijn verplichte velden.

Uitvoer opties
De uitvoer van de Rapporten kan in twee vormen worden ingesteld:

• Toon het Rapport in een venster: Er wordt eerst een preview venster gemaakt van het Rapport en deze kan vervolgens geëxporteerd worden naar diverse formaten, bijvoorbeeld Excel, PDF en CSV.
• Exporteer naar een specifiek formaat: Er wordt geen preview venster geopend en het Rapport wordt altijd direct uitgevoerd naar het geselecteerde formaat.

Aan de Rapporten kunnen Rechten toegekend worden. Rapporten kunnen vanuit verschillende pagina’s benaderd en geopend worden.

Rechten | CRM Details
Hier stel je per Rol de Rechten in voor de Rapporten die via de CRM Details te benaderen zijn.
Rechten | Event Dashboard
Hier stel je per Rol de Rechten in voor de Rapporten die via het Event Dashboard te benaderen zijn.
Rechten | Eventdetails
Hier stel je per Rol de Rechten in voor de Rapporten die via de Eventdetails te benaderen zijn.

Rechten | Eventselectie (work in progress)
Hier stel je per Rol de Rechten in voor de Rapporten die via de Eventselectie te benaderen zijn.

Rechten | Projectdetails
Hier stel je per Rol de Rechten in voor de Rapporten die via de Projectdetails te benaderen zijn.

Rechten | Itemdetails
Hier stel je per Rol de Rechten in voor de Rapporten die via de Itemdetails te benaderen zijn.
Er zijn nog geen Standaardrapporten hiervoor, maar je kunt ze wel aanvragen.

Rechten | Collega’s Dashboard (work in progress)
Hier stel je per Rol de Rechten in voor de Rapporten die via de Collega’s Dashboard te benaderen zijn.

Rechten | iStaff Weekweergave 
Hier stel je per Rol de Rechten in voor de Rapporten die via de iStaff Weekweergave te benaderen zijn.
Er zijn nog geen Standaardrapporten hiervoor, maar je kunt ze wel aanvragen.

Rechten | iStaff Dagweergave 
Hier stel je per Rol de Rechten in voor de Rapporten die via de iStaff Dagweergave te benaderen zijn.
Er zijn nog geen Standaardrapporten hiervoor, maar je kunt ze wel aanvragen.

Voor de Eventselectie | Itemdetails | Collega’s Dashboard | iStaff Weekweergave & iStaff Dagweergave zijn er nog geen Standaardrapporten beschikbaar.

Standaardteksten zijn voorgedefinieerde teksten die gebruikt kunnen worden in Rapport-specificaties of in Extra Data Velden van het type ‘memovelden’.

Deze teksten kunnen geselecteerd worden in de memovelden, zodat voorgedefinieerde informatie direct toegevoegd wordt in het memoveld. Deze tekst kan in het memoveld aangepast/ aangevuld worden.

Op deze pagina kunnen Tags voor de Standaardteksten aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om bij de Extra Data Velden aan te geven welke getoond mogen worden en om de teksten te groeperen.

Naam is een verplicht veld. Kleur en Achtergrondkleur zijn optionele velden.

Op deze pagina kunnen Standaardteksten aangemaakt worden.

Naam, Standaardtekst Tag en het memoveld zijn verplichte velden. Het memoveld mag niet leeg zijn, anders lukt het toevoegen niet.

Op deze pagina kunnen de Documenten Tags aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om de Documenten die toegevoegd worden te groeperen of om er Rechten aan toe te kennen.   

Er is één verplicht veld: Naam. De overige velden zijn optioneel.

Hier kunnen de Rechten op de Documenten, per Rol ingesteld worden. De Rechten kunnen ingesteld worden op de Document Acties of op de Document Tags.

Document acties: Hier stel je het Recht in of je een Document mag uploaden.

Rechten Document Tags: Hier stel je de Rechten per Document Tag in, per Rol: Alleen Lezen of Wijzigen.

In het schema zie je de structuur van de Extra Data.

Extra Data zijn Velden en Veldengroepen die zelf aan te maken zijn om extra informatie bij Events, Projecten, Personen of Items te kunnen opslaan.

De Extra Data bestaat uit 4 niveaus:

1. Sectie: bestaan uit Pagina’s
2. Pagina: bestaat uit veldengroepen
3. Veldengroep: bestaat uit velden
4. Veld(en)

Om Extra Data Pagina’s te kunnen aanmaken dien je eerst een Sectie toe te voegen.

Er is één verplicht veld: Naam.

Nadat de Sectie is aangemaakt kun je een Pagina aanmaken.

Hier zijn drie verplichte velden: Naam, Targets en Sectie.

Zodra de Sectie en de Pagina zijn aangemaakt kunnen de Veldengroepen worden gedefinieerd en aangemaakt.

Door op Nieuwe Sectie te klikken, maak je nieuwe Veldengroepen aan.

Veldengroepen kunnen onder elkaar of naast elkaar aangemaakt worden. Dit is één van de weinige gedeeltes in de software die wijzigingen niet automatisch opslaat, vergeet hier niet op Bijwerken te klikken.

De Veldengroepen vul je met velden die je zelf aanmaakt. Deze Velden hebben een Naam en een Type.

Onderstaande Types zijn mogelijk:

Numeriek : getal, met decimalen
Datum : Datumveld
Tijd : Tijdveld
Valuta : Geld/ Euro
Hyperlink : Link
Integer : getal, zonder decimalen
Textbox : Tekstveld
Memo : Memoveld met opmaak in HTML
Aanvinklijst : multiple choice waarbij je meerdere kunt aanvinken
Uitklaplijst : Multiple choice met 1 keuze
CRM Automatisch aanvullen : CRM zoekveld
Ja/Nee aanvink : Ja of Nee
Radio : Rondje/ Radio
Afbeelding: Voeg afbeelding toe

Op het moment dat je een aanvinklijst of een uitklaplijst kiest kun je bij de Waardes bepalen welke waardes er in de opties moeten komen.

Nadat de Velden zijn aangemaakt, kun je de positie verplaatsen.

De Velden en Veldengroepen krijgen een ID op het moment dat je deze opslaat, dit ID wordt gebruikt bij het specificeren van bijvoorbeeld rapportages.

Op deze pagina kun je Rechten toekennen op de Extra Data. De Rechten van de Extra Data zitten op Pagina niveau. Zodra iemand het Recht heeft op de Pagina, kan de gebruiker deze inzien of wijzigen.

Het is mogelijk om de Pagina toe te passen afhankelijk van de Ruimtes en de Tags. Zodoende kun je er voor kiezen om een bepaalde Pagina alleen te tonen indien het Event geboekt is op de Grote Zaal of als het Event de Eventtag ‘Voorstelling’ heeft.

Op deze pagina maak je Taak Types aan.
Er is één verplicht veld: Naam.

Op deze pagina maak je Taakomschrijvingen aan.

Je kunt deze omschrijving toevoegen aan een Taak om zo snel en gemakkelijk de correcte Taakomschrijving te hebben.

Er zijn twee verplichte velden: Naam en omschrijving.

Op deze pagina kunnen de Procesflows aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om aan een Event te koppelen. Indien een Procesflow aan een Event gekoppeld is, kan het inzicht geven op de voortgang van de werkzaamheden rondom een Event. Zodra een Boeking wordt gemaakt zijn er verschillende stappen en Taken die uitgevoerd moeten worden, om de details over een Boeking te verrijken. De Procesflow kan een hulpmiddel hierbij zijn en voor verschillende afdelingen ingezet worden. De Procesflow zet Taken klaar, zodat de verschillende afdelingen zicht hebben op wat er moet gebeuren, door wie en wanneer, maar ook wat reeds afgehandeld is.

Voor verschillende soorten Boekingen kunnen verschillende Procesflows aangemaakt worden. Bijvoorbeeld voor (commerciële) verhuringen of voorstellingen.

Er zijn twee verplichte velden: Naam en code.

In de stap Rechten en Rollen kan ingesteld worden welke kolommen in het scherm Items Boekingen zichtbaar zijn, als de Procesflow zich in een bepaalde stap bevindt.

Hierin kan onderscheid gemaakt worden tussen het mogen lezen of wijzigen van de kolommen.

Deze inrichting kan gebruikt worden om de Items tabel overzichtelijk en relevant te maken in alle verschillende stappen van het Items boekingsproces.

Nadat de Stappen zijn gedefinieerd, kunnen de Taken toegevoegd worden.

Er zijn zes verplichte velden: Titel, Type, Target, Event datumopties, aantal dagen en voor/na.
In de laatste stap ‘Rollen en Rechten’ ken je de Taak aan een Rol/CRM toe.

Je kunt nu instellen welke Rollen Rechten hebben op Ruimtes. Geef hier aan welke Rol op welke Ruimtes Rechten heeft.

Op deze pagina maak je Locaties aan.

Locaties zijn bijvoorbeeld gebouwen of groepen van Ruimtes in de organisatie.

Naam is een verplicht veld.

Op deze pagina maak je Ruimtes aan.

Een Ruimte is altijd onderdeel van een Locatie.

De verplichte velden zijn: Naam, Omschrijving, Korte code, Locatie en Btw.

Aan een Ruimte kunnen Prijslijsten gekoppeld worden. Zie hiervoor de Items Prijslijsten.

Op deze pagina kunnen de Items aangemaakt worden.

In de software is het mogelijk om materialen te boeken die bijvoorbeeld op een offerte, een draaiboek of een factuur geprint worden.

Aan deze materialen, Items, zijn prijzen, eenheden, kortingen en een voorraad gekoppeld.

Op deze pagina kunnen Items aangemaakt worden. De lijst staan gesorteerd op Itemtag en alle Items van dezelfde Tag kunnen uitgeklapt worden om de lijst van Items te tonen.

Er zijn zes verplichte velden: Naam, omschrijving, korte code, BTW, voorraad en Itemtag.

Nb. Bij het boeken van een voorraad artikel, kan het systeem de gebruiker wijzen op de hoeveelheid voorraad die er nog is van een bepaald artikel. Ook als er geen voorraad meer is van een artikel, kan het geboekt worden.

Prijzen toekennen aan Items

Nadat een Item is aangemaakt, kunnen de prijzen toegekend worden aan de Items. Open hiervoor het Item detail scherm.

Klik op Prijslijst | Toevoegen om prijzen aan het Item toe te voegen. Selecteer hierbij eerst een Prijslijst en het Seizoen. Daarna kunnen de prijzen ingevuld worden. Geef hierbij aan:

• Eenheid: de eenheid van het item in, voor deze specifieke prijs;
• Instellingen: de prijs kan specifiek gemaakt worden voor bepaalde Instellingen, die gebaseerd zijn op verschillende tags van: Projecten, Events, CRM en Ruimtes.

Klik hiervoor op het connectie-icoon dat verschijnt als er over de kolom van Instellingen gehovert wordt. Hier kan bijvoorbeeld aangegeven worden dat een prijs alleen geldig is voor commerciële verhuringen.

• Kostprijs: de vaste verrekenprijs van het artikel, op basis waarvan winstmarges berekend kunnen worden.
• Standaardprijs: de standaard prijs van het item.
• Prijs: de prijs die geldt voor het betreffende
• Btw excl.: vink aan of de prijs inclusief of exclusief btw is.
• Btw%: geef het btw tarief aan.

Op deze pagina kunnen Itemtags aangemaakt worden. Een Itemtag is een categorie van Items. Denk hierbij aan Techniek, Facilitair, Catering etc.

Er is één verplicht veld: Naam.

Op deze pagina kunnen de Eenheden aangemaakt worden. Dit gebeurt nadat de Itemtags zijn aangemaakt.

Bij de eenheden bepaal je welke eenheden er geoffreerd moeten worden of wat de eenheid van de voorraad artikelen zijn.

Voorbeelden zijn: Stuk, Fles, Uur, dagdeel, 2 dagdelen, dag, persoon, etc.

Bij het aanmaken van een eenheid kun je bepalen wat de tijdsperiode is m.b.t. deze eenheid.

Er zijn hierin 4 opties:

• Geen: hierbij rekent de software zonder een tijdsperiode
• Per Uur: hierbij kan de gebruiker handmatig het aantal uren ingeven
• Per boekingsuur: hierbij rekent de software met de ruimte planning begin- en eindtijd
• Per werkelijke boekingsuren: hierbij rekent de software met de boekingsuren van de events

De berekening die hierbij gemaakt wordt is het aantal * tijdsperiode. Dit kan bijvoorbeeld ingezet worden bij het berekenen van de kosten voor het inhuren van personeel.

4 personeelsleden (aantal) * 6 uur (per uur).

Op deze pagina kunnen de Prijslijsten aangemaakt worden.

Op het moment dat je een prijslijst wilt aanmaken bij een item moet de prijslijst eerst bestaan.

Deze maak je aan door:

• Maak de seizoenen
• Maak de prijslijst
• Koppel de prijslijst in het item aan de seizoen.

In de prijslijst bepaal je voor welke periode (seizoen) welke prijs wordt gehanteerd voor het item.

Op deze pagina kunnen de Boekingstatussen aangemaakt worden.

Boekingstatussen kunnen worden gebruikt om bij een Item de boeking aan te geven wat de status van deze Item boeking is.

Deze kan gebruikt worden om aan te geven in hoeverre de klant het Item aangeboden heeft gekregen en akkoord heeft gegeven op het Item. In sommige gevallen zullen Items niet gekozen worden of wordt er iets anders aangeboden, in dit geval kan een Item met de Boekingsstatus geannuleerd worden. zo blijft het item wel in het overzicht staan om historie te onthouden, maar kan uitgesloten worden van de offerte of factuur.

Op deze pagina kunnen de Orderstatussen aangemaakt worden.

Orderstatussen kunnen worden gebruikt om bij een item de boeking aan te geven wat de orderstatus van deze item boeking is. Het kan gebruikt worden voor middelen of diensten die niet in eigen voorraad zijn en besteld moeten worden bij leveranciers. Deze bestelling kan een status krijgen, bijvoorbeeld onderstaande.

Op deze pagina kunnen de Pakkettags aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om de Pakketten te groeperen.
Er is één verplicht veld: Naam. De overige velden zijn optioneel.

In de software kunnen Pakketten aangemaakt worden. Een Pakket bestaat uit één of meerdere Items. Pakketten worden aangemaakt om de Items te groeperen, zodat deze in een keer geboekt kan worden in een Event of omdat men een ander tarief wil aanbieden voor een groep Items.

Naam en Pakket Tag zijn verplichte velden.

De Prijslijst is gebaseerd op een Pakketprijs.

Bij Items voeg je de gewenste Items toe voor dit Pakket.

Bij Prijslijst voeg je de gewenste Prijslijsten toe voor dit Pakket.

Ga naar Items – Prijslijsten voor meer informatie over hoe de Prijslijsten ingevoerd kunnen worden.

Om een Deal te kunnen maken moeten er een aantal algemene instellingen gedaan worden, die gebruikt kunnen bij het aanmaken van de Deals. De volgende instellingen zijn relevant voor het gebruik van de Deals.

1. Grootboekcodes (onder Financieel in te stellen)
2. BTW (onder Financieel in te stellen)
3. Prijstypes
4. Prijsrangen
5. Dealcategorieën

Onderstaande volgorde zou de volgorde moeten zijn in welke je de Deals aanmaakt in de Instellingen.

1. Definieer hier de financiële afspraken (eventueel: op basis van omzet door (geschatte) kaartverkoop, rekenvariabelen en kosten)
2. Kaartprijsrangen op basis waarvan begrotingen gemaakt worden
3. Kaartprijstypes op basis waarvan begrotingen gemaakt worden
4. Categoriëen op basis waarvan dealberekeningen gesorteerd kunnen worden
5. Definieer soort Deal
6. Stel een te selecteren Deal in het Event samen. Let op: Zaalplattegronden moeten aangemaakt zijn in de Ruimtes)
7. Stel hier de lees of schrijf Rechten in.

Op deze pagina worden de Dealtypes aangemaakt.

Dealtypes zijn de basis van een Deal die gemaakt kunnen worden in de software. Hierin wordt vastgelegd met welke vaste waarden, kosten & inkomsten en rekenregels een Deal gemaakt wordt. Aan de hand van een Dealtype wordt vervolgens een Dealsjabloon gemaakt, welke toegevoegd kan worden aan een Deal.

Het aanmaken van een Dealtype wordt gedaan in een aantal stappen binnen de Instellingen.

Toevoegen Dealtype

Nadat er op [+] geklikt is, opent er een pop-up met daarin verschillende tabbladen die ingevuld kunnen worden. Het eerste tabblad is het de details pagina.

1. Geef hier de naam en eventuele omschrijving van de deal
2. Vaste variabelen waarmee gerekend wordt
3. Definieer hier de variabelen waarmee gerekend wordt
4. Definieer hier de kosten- of inkomstenposten waarmee gerekend wordt
5. Definieer hier de dealberekeningen
6. Definieer hier de weergave van de parameters, kostenposten en berekeningen in het event
7. Definieer hier een beknopt overzicht van de belangrijkste berekeningen

Systeemparameters

1. omzet (uit kaartverkoopsysteem)
2. totaal aantal verkochte kaarten
3. prijs op basis waarvan overige kaartprijzen berekend kunnen worden. Indien gedefinieerd in de zaalplattegronden van de ruimte
4. parameter om niet voor gedefinieerde inkomsten in een Deal toe te kunnen voegen
5. parameter om niet voor gedefinieerde kosten in een Deal toe te kunnen voegen

Parameters

1. voeg een nieuwe parameter toe
2. korte code die zichtbaar is in de berekeningen
3. type: geef aan of de parameter rekent als een percentage, aantal of bedrag, of rekent met de waarden uit de Zaalplattegronden. 1 of meer standaard waarden kunnen ingegeven worden.
4. geef aan of de gebruiker die de Deal toevoegt aan een Event, de waarde mag aanpassen of verplicht moet invullen.

Kosten

1. Voeg een nieuwe kosten- of inkomstenpost toe
2. Korte code die zichtbaar is in de berekeningen
3. Type: geeft aan of het inkomsten of kosten zijn.
4. Standaardwaarde, indien niet bekend, vul dan €0,00 in
5. Geef een eventuele Grootboekcode aan, waarop de inkomsten of kosten geboekt worden. let op: de Grootboekcodes moeten aangemaakt zijn in de Financiële Instellingen.
6. Geef aan of de gebruiker die de Deal toevoegt aan een Event, de waarde mag aanpassen of verplicht moet invullen.

Berekeningen

1. voeg een nieuwe berekening toe. Hiermee kunnen tevens andere berekeningen gemaakt worden.
2. korte code die zichtbaar is in de berekeningen
3. Dealcategorie: geeft aan bij welke groep berekeningen deze hoort.
4. type: Geef aan aan of de uitkomst van de berekening een percentage, aantal of bedrag is of onderdeel is van de Zaalplattegrond.
5. Geef een eventuele grootboekcode aan, waarop de uitkomst van de berekening geboekt wordt. Let op: de grootboekcodes moeten aangemaakt zijn in de Financiële Instellingen.
6. Geef aan of de berekening in- of exclusief btw is en welk percentage dit is. Let op: de BTW tarieven moeten aangemaakt zijn in de Financiële Instellingen.
7. Deze notitie is zichtbaar in het berekeningen overzicht in de Instellingen.
8. Klap de verschillende categorieën open om de berekeningen te maken. Klik op een chip en deze verschijnt in de berekeningen kolom ernaast.
   Let op: indien de berekening onjuist is of de uitkomst mogelijk is dat er gedeeld wordt door 0, dan wordt het niet opgeslagen. Tevens kan er alleen gerekend worden met een andere berekening, indien deze boven de berekening staat waarin deze gebruikt wordt.

Views

1. Geeft aan welke informatie zichtbaar is in het scherm, indien een deal is toegevoegd aan het scherm. Let op: (ad-hoc-) kosten en inkomsten kunnen hier in het scherm toegevoegd worden, zodat ze ingevuld kunnen worden in de Dealberekeningen.
   Er ontstaat een collaps als twee of meerdere berekeningen op elkaar gesleept worden.
2. Sleep vanaf deze categorieën de gewenste parameters/ kosten/ berekeningen naar de huidige weergave, links.

Resultaat

1. Selecteer de belangrijkste berekeningen gericht op omzetberekeningen. Deze informatie toont op het tabblad [Details] en [Kaarten en Prijzen] in het Event.
   De berekening van het <resultaat> wordt vergeleken met het mogelijk in te vullen richtmarge. Dit richtmarge wordt in het Dealsjabloon opgeslagen.
2. Selecteer de belangrijkste berekeningen gericht op aantallen kaarten. Deze informatie toont op het tabblad [Details] in het Event.

Een Dealsjabloon is de combinatie van een Dealtype en Zaalplattegrond, dat geselecteerd kan worden in een Event, zodra de Deal wordt toegevoegd. In het Event kan de Zaalplattegrond vervolgens gewijzigd worden.
Een Dealsjabloon kan toegevoegd worden in de Instellingen onder: Deals | Dealsjablonen

Klik op het +icon om een sjabloon toe te voegen.

1. Details:
   Geef de Dealsjabloon hier een unieke naam, selecteer het Dealtype en de Ruimte waarvoor het Sjabloon gemaakt wordt. Voeg eventueel een omschrijving toe.
   
2. Parameters:
   De parameters uit het geselecteerde Dealtype worden hier getoond. Overschrijf hier eventueel de standaard waarden, die specifiek voor dit sjabloon afwijken van de standaard in het Dealtype.
   Tevens kan hier bepaald worden dat bepaalde parameters vergrendeld zijn of vereist. Vergrendeld – de gebruiker mag deze parameter niet aanpassen, zodra deze is toegevoegd in de Deal. Vereist – de gebruiker ziet een [*] bij de parameters in het Event, zodat het duidelijk is dat hier een waarde ingevuld moet worden.
3. Kosten:
   De kostenposten uit het geselecteerde dealtype worden hier getoond. Overschrijf hier eventueel de standaard waarden, die specifiek voor dit sjabloon afwijken van de standaard in het dealtype.Specifieke kosten voor dit sjabloon kunnen hier toegevoegd worden, als extra post.Tevens kan hier bepaald worden dat bepaalde kostenposten vergrendeld zijn of vereist.Vergrendeld – de gebruiker mag deze parameter niet aanpassen, zodra deze is toegevoegd in de deal.Vereist – de gebruiker ziet een [*] bij de parameters in het event, zodat het duidelijk is dat hier een waarde ingevuld moet worden.
4. Prijzen & Rangen:
   Hier kunnen de details over de verwachting van de te verkopen kaarten ingesteld worden.Sjabloon: selecteer hier de zaalplattegrond van de geselecteerde zaal, die je wilt koppelen aan het sjabloonBasisprijs: geef hier eventueel een standaard basisprijs in, die standaard wordt toegevoegd aan de deal, bij het toekennen van het sjabloon. – deze kan overschreven worden.Richtmarge: geef hier aan welke omzet behaald moet worden, bij het selecteren van dit sjabloon.Prijstabel: geef hier eventueel aan hoeveel kaarten standaard verwacht wordt verkocht te worden. overschrijf hier eventueel het standaard percentage van de kaartprijs, die berekend wordt op basis van de basisprijs.In de derde en vierde kolom van de tabel is zichtbaar wat de verwachte kaartverkoopprijs en omzet is, in het standaard sjabloon. Deze waarden kunnen in de deal die toegevoegd is in het event gewijzigd worden.

Dealcategorieën worden gebruikt om de Berekeningen te categoriseren. Daarnaast kan het ook gebruikt worden in de Rapporten.

Voor het aanmaken van een Dealcategorie, ga je naar Instellingen – Deals – Dealcategorieën en klik je op de + Maak een nieuwe. Voorbeeld: Inkomsten, Uitgaven, Resultaten.

Tip: Maak de Dealcategorieën aan in hoofdletters, eventueel in combinatie met vreemde tekens, om de Dealcategorieën duidelijker en opvallender te maken. Het is verplicht om aan elke Dealberekening die je maakt een categorie te koppelen. Maak dus altijd minimaal 1 Dealcategorie aan.

De Dealcategorieën kunnen terugkomen in het overzicht Berekeningen binnen de Deal, mits deze voorafgaand zijn toegevoegd in de Set-up binnen de instellingen.

In de onderstaande afbeelding zijn de Dealcategorieën toegevoegd binnen de ‘Views’ van de Dealtypes.

Op deze pagina kunnen de Prijstypes aangemaakt worden.

Prijstypes worden gebruikt om de verschillende kaartprijstypes aan te duiden. Bijvoorbeeld jongerentarief en normaaltarief.

Naam is een verplicht veld.

De Prijstypes kunnen terugkomen in de Deal Berekeningen of in de zaalplattegrond bij de Ruimtes.

De zaalplattegronden heb je nodig bij de omzet berekeningen van de Deal. De Prijstypes en de Prijsrangen zijn daarom een verplicht onderwerp voor de Berekeningen van de omzet binnen de Deal.

Je kunt ook kaartprijstypes wijzigen en verwijderen. Let hierbij wel op: verwijderen kan alleen als de types nog niet in een zaalplattegrond gebruikt worden.

Op deze pagina kunnen de Prijsrangen aangemaakt worden.

Prijsrangen worden gebruikt in zaalplattegronden en deze kunnen vervolgens gebruikt worden in de Deals, voor het maken van de omzetberekeningen. Voorbeelden hiervan zijn: Rang 1+, Rang 1, Rang 2.

De Prijsrangen kunnen in de zaalplattegronden gebruikt worden om een automatische verdeling te maken van de geschatte verkochte kaarten, op basis van een bezettingspercentage en er kan een automatische berekening gemaakt worden voor het bepalen van de kaartprijs.

Naam is een verplicht veld.

Een Project is een verzameling van bij elkaar horende Events. Bijvoorbeeld een wekelijkse vergadering of een première, voorstelling en nazit van een toneelgroep. Het Project heeft een Naam, een Organisator (en optioneel contactpersonen) en tenminste 1 Tag.

Projecttags
Op deze pagina maak je Projecttags aan.
Een Projecttag is verplicht bij het aanmaken van een Project. Projecttags worden bijvoorbeeld gebruikt om erop te kunnen rapporteren. Je kunt erop selecteren via Filters en je ziet deze in diverse agendaweergaven, bijvoorbeeld in het Dashboard, in de Eventlijst, de Dagweergave en de Weekweergave.
Naam is een verplicht veld, de overige velden zijn optioneel.

In dit scherm kun je per Rol aangeven welke Acties op Projecten uitgevoerd mogen worden.
Het betreft het Wijzigen van Details in Projecten en het wijzigen van Contacten in Projecten.

Wijzig details
Het Recht Wijzig details binnen de Projecten geeft je de mogelijkheid om de Project details te mogen wijzigen. Wanneer het Recht Wijzig Details niet is aangevinkt, dan is het potlood icoon (wijzigen) niet zichtbaar en mag je niets wijzigen. Heb je de Rechten wel aangevinkt, dan is het potlood icoon zichtbaar en mag je de Project details wijzigen.

Wijzig Contacten
Het Recht Wijzig Contacten geeft je de mogelijkheid om de drie CRM velden binnen de Projectdetails te wijzigen.

Op deze pagina stel je de Rechten in m.b.t. Events.

Rechten
Hier stel je de Rechten in op Event acties.
De eerste optie Event zoek UDF’s is nog niet operationeel.

Event acties
Een Event actie is een actie die uitgevoerd kan worden op een selectie van Events, veelal in de Eventlijst. De Rechten op het mogen uitvoeren van een Event actie stel je in per Rol.
Wat iedere actie doet wordt separaat beschreven.

Op deze pagina maak je Filters aan en geef je Rechten op Filters.

Er zijn drie soorten Filters: Eventlijst Filters, Dashboard Filters en de Feed filters. Alle Filters toont de hele lijst.

Eventlijst Filters
Dit zijn de Filters die beschikbaar zijn in de Lijstweergave, de Dagweergave en de Weekweergave.
Je kunt hier een Filter aanmaken en Rechten per Rol instellen voor de Filters.

Klik naast de Rol om een Filter aan te maken en vervolgens op Maak een nieuwe Filter. Geef de criteria aan.

De knop Volgende doet hier niets (foutje) deze is voor de Feed filters om aan te geven welke velden je in de Feed als uitvoer wenst.

Dashboard Filters
De Dashboard Filters zijn beschikbaar in het Events Dashboard.
Het aanmaken van de Dashboard Filters werkt net zoals bij de Eventlijst Filters, zie Eventlijst Filters voor de instructies. Idem voor het toekennen van Rechten per Rol voor deze Filters.

Feed Filters
Een Feed Filter is een Filter die gebruikt kan worden om bepaalde data op te halen via Excel of andere tools. Het nummer van de Filter kan daarbij gebruikt worden als parameter.
Bij het aanmaken van deze Filter is het mogelijk om ook aan te geven welke Extra Data Velden beschikbaar moeten zijn in de Filter. Tijdens het aanmaken van deze Filter klik je daarvoor op Volgende. Voor het gebruik van een Feed Filter is een API Key nodig. Meer info over het gebruik van Feed filters zie je bij API Key .

Op deze pagina maak je Boekingstatussen aan.  

Boekingstatussen geven de status aan waarin een boeking zich bevindt. De meest gebruikte Boekingstatussen zijn: Bevestigd, Optie, Verplaatsen en Geannuleerd.  

Er is één verplicht veld: Naam. De overige velden zijn optioneel.

Per Boekingstatus kun je nog het volgende aanvinken:
Geannuleerd: Events met deze status worden in een rood blok getoond in de weergaven. 
Overlapcontrole: deze controle toont een uitroepteken in het Event als het overlapt met een ander Event. Bij annuleringen bijvoorbeeld is dit vaak niet nodig.  

Op deze pagina maak je Eventtags aan. 

Een Eventtag is verplicht bij het aanmaken van een Event. Eventtags worden bijvoorbeeld gebruikt om Events te groeperen. Je kunt erop selecteren via Filters en je ziet deze in diverse agendaweergaven, bijvoorbeeld in het Dashboard, in de Eventlijst, de Dagweergave en de Weekweergave. 

Naam is een verplicht veld, de overige velden zijn optioneel.

Op deze pagina maak je Genres aan.

Een Genre geeft de mogelijkheid om een typering toe te kennen aan je Event.
Bijvoorbeeld: Eventtag = Voorstelling en Eventgenre = Dans.

Naam is een verplicht veld, de overige velden zijn optioneel.

Hier stel je de Rechten in per Rol.

Hier stel je de Rechten in per Rol, op de CRM Tags.

Als er geen Rechten ingesteld zijn voor een Tag dan heeft de gebruiker geen toegang tot de CRM Details van deze CRM.  Bovendien zijn in de CRM lijst de details (zoals Tags en adresdata en e-mail) van deze CRM niet zichtbaar. Let op: een CRM kan meerdere Tags hebben. Als een van de Tags geen rechten heeft dan geldt Geen rechten. Alleen lezen rechten geeft wel toegang tot de CRM Details maar deze zijn dan grijs / alleen lezen – niet aanpasbaar.

Op deze pagina kunnen de E-mailtypes aangemaakt worden.

Hiermee kan aangegeven worden of het e-mailadres voor privé of voor werk gebruik is.  Een organisatie en/of een contactpersoon kunnen meerdere e-mailadressen hebben, bijvoorbeeld een werk e-mailadres of een privé e-mailadres. Met E-mailtypes maak je deze verschillende e-mailtypes aan.

Om een E-mailtype aan te maken, open je het menu en ga je naar Instellingen – CRM – E-mailtypes en klik je op de [+] knop.

Er opent een pop-up scherm, voer hier een naam in voor het E-mailtype en klik op Opslaan.

Op deze pagina kunnen de Aanheffen aangemaakt worden.

Een Aanhef kan gebruikt worden in brieven en andere communicatie. Doorgaans wordt “geachte” of “beste” niet in de Aanhef toegevoegd maar in de brief zelf. Een Aanhef is bijvoorbeeld “heer” of “mevrouw”.

Om een Aanhef toe te voegen ga je naar Menu – Instellingen – CRM – Aanhef en klik je op de [+] knop.

Er opent een pop-up scherm, voer hier de naam van de Aanhef in en klik op Opslaan.

Op deze pagina kunnen de Titels aangemaakt worden.

Het is mogelijk om verschillende titels aan te maken voor Contactpersonen. De titel wat je in een brief of mailing voor de naam zet, bijvoorbeeld Mevr.  Dhr.

Om een Titel toe te voegen ga je naar Menu – Instellingen – CRM – Titels.

Klik op de [+] knop om een Titel aan te maken. Er opent een pop-up scherm, voer hier oer de Titelnaam is en klik op Opslaan.

Op deze pagina kunnen de Geslachten aangemaakt worden.

Het CRM Geslacht duidt het geslacht van de organisatie/persoon aan en wordt gekoppeld aan een Aanhef en een Titel.

Om een Geslacht toe te voegen, ga je naar Menu – Instellingen – CRM – CRM Geslacht. Klik op de  knop links boven in de blauwe balk. Er opent een pop-up scherm, voer hier de Geslachtsnaam in en klik op Opslaan.

Op deze pagina kunnen de Adrestypes aangemaakt worden.

Adrestypes worden vooraf in de Systeeminstellingen gedefinieerd en worden gebruikt binnen de CRM om een adres te definiëren. Denk hierbij aan een Postadres, Werkadres of Bezoekadres.

Voor het aanmaken van een Adrestype ga je naar Menu – Systeeminstellingen – CRM – CRM Adrestypes. Klik op de [+] knop links boven in de blauwe balk. Er opent een pop-up scherm, voer hier een Adrestype naam in en klik op Opslaan.

Op deze pagina kunnen de Telefoontypes aangemaakt worden.

Telefoontypes worden vooraf in de Instellingen gedefinieerd en worden gebruikt binnen het CRM om een telefoon te definiëren. Denk hierbij aan Zakelijk, Privé of Mobiel.

Klik op het menu en ga naar instellingen – CRM – Telefoontypes en klik op de [+] knop, links boven in de blauwe balk. Er opent een pop-up scherm, voer hier een Telefoontype naam in en klik op Opslaan.

Naast het aanmaken van een Telefoontype, kun je bestaande Telefoontypes ook wijzigen, door op het pen (icoon) te klikken.

Om een Telefoontype te verwijderen, klik je op het prullenbak (icoon). Let op: Een Telefoontype kan alleen verwijderd worden, mits deze niet in gebruik is. Dit houdt in, niet gekoppeld aan een CRM.

Op deze pagina kunnen de CRM Tags aangemaakt worden.

In de CRM kan gebruik gemaakt worden van CRM Tags. Een Tag geeft de mogelijkheid CRM gegevens kenmerken te geven en erop te selecteren.

Ook kun je de CRM Tags een letterkleur en een achtergrondkleur meegeven.

Om een CRM Tag aan te maken, open je het Menu en ga je naar Instellingen – CRM – CRM Tags en klik je op [+] knop linksboven in de blauwe balk.

Een nieuw scherm wordt geopend, voer hier de gewenste CRM Tag naam in, dit is een verplicht veld, en klik op Opslaan. Je kan de Tag toekennen aan Organisaties, Contacten of Organisaties & Contacten.

Op deze pagina kunnen de labels aangemaakt worden.
Er is één verplicht veld: Naam.
Geef aan of het label beschikbaar moet zijn voor het Event of Project of beide.

Op deze pagina kunnen de Series aangemaakt worden.
Series worden gebruikt om Events te kunnen bundelen. Binnen een Serie kun je verschillende Events van meerdere Projecten toevoegen.

Naam, Seizoen en Code zijn verplichte velden. Eventueel kun je ook een memo invoeren.

Maak hier de Talen aan waarin je het Repertoire wilt gaan beheren. Geef de naam van de Taal en een Code. 1 Taal is de standaardtaal. Geef dit aan door een vinkje te zetten bij Standaard.

Voorbeeld: Nederlands NL | Engels ENG | etc.

In de Website Talenlijst zie je een sterretje om de Standaardtaal te markeren.

Maak hier Toonsoorten aan.
Toonsoorten zijn beschikbaar in Werken.  

Als de Website Talen aangemaakt zijn krijg je de mogelijkheid om de Toonsoorten in die talen in te voeren.  Dit is handig omdat bij het aanmaken van Werken deze Toonsoorten automatisch ingevuld worden in de andere Talen.  

Voorbeeld: A Groot | A Major 
In de Toonsoortenlijst zie je alle toonsoorten voor de standaardtaal en een +x voor de overige talen. 

Op deze pagina kun je Tags aanmaken voor Werken, in alle Website Talen. De Tags hebben een Naam en een Kleur en een Achtergrondkleur per Taal.  

Dit is handig omdat bij het aanmaken van Werken deze Toonsoorten automatisch ingevuld worden in de andere Talen.

Een Genre kan bijvoorbeeld ingezet worden om een indicatie te geven van het type Programma. 
Voorbeeld: Jazz, Pop, Oude Muziek, Vocaal, Kamermuziek etc.  

De Genres hebben een Naam en een Kleur en een Achtergrondkleur per Taal. 
Dit is handig omdat bij het aanmaken van Programma’s deze Genres  automatisch ingevuld worden in de andere Talen.

Niet te verwarren met Series, dit is een Concertreeks, bijvoorbeeld Het Middagconcert of Classics. 
De Genres hebben een Naam en een Kleur en een Achtergrondkleur per Taal. 
Dit is handig omdat bij het aanmaken van Programma’s deze Concertreeksen automatisch ingevuld worden in de andere Talen. 

Maak hier Website Tags aan voor het Programma. Het kan handig zijn voor website bezoekers om te zoeken op deze Tags. 
Voorbeeld: Klassiekers | Barok | Modern vocaal etc.  

De Website Tags hebben een Naam en een Kleur en een Achtergrondkleur per Taal. 
Dit is handig omdat bij het aanmaken van Programma’s deze Website Tags automatisch worden ingevuld in de andere Talen.

Een Componist wordt opgehaald uit de CRM. In het Programma kan de Componist nog een Tag krijgen voor het Programma. Soms heeft de componist namelijk nog een andere rol. 

Voorbeeld: Orkestratie | Tekstschrijver.  

De Componist Tags hebben een Naam en een Kleur en een Achtergrondkleur per Taal. 
Dit is handig omdat bij het aanmaken van Programma’s deze Tags automatisch worden ingevuld in de andere Talen.

Maak hier Instrumenten aan die gebruikt kunnen worden in Werken en in Programma’s.  

De Instrumenten hebben een Naam per Taal. 
Voorbeeld: Piano | Cello | Hobo maar ook Zang | Tenor | Mezzosopraan etc.  

Dit is handig omdat bij het aanmaken van Programma’s deze Instrumenten automatisch worden ingevuld in de andere Talen.

Op dit moment is er maar 1 Instelling en dat is de Instelling voor Pauzes. Geef de naam van de Pauze en de uur. 
De Pauze kan in het Programma ingevoegd worden tussen de Werken of delen van Werken.  

Voorbeeld: Barok | Klassiek | Romantiek

Zie Genre – dit Genre is een Intern Genre, voor interne doeleinden.  

Op deze pagina kunnen de Werkplekken aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om aan te geven op welke plekken de medewerkers hun Dienst zullen uitvoeren.

Voorbeelden hiervan zijn verschillende bars, ruimtes of ingangen. Een Werkplek staat niet gelijk aan de Ruimtes in de software, hoewel de Werkplekken wel overeen kunnen komen met de Ruimtes, hoeft dit niet per se. Ruimtes kunnen meerdere werkplekken hebben.

Naam is een verplicht veld.

Op deze pagina kunnen de Competenties aangemaakt worden.
Competenties kunnen gebruikt worden om aan te geven dat bepaalde Diensten geschikt zijn om toe te bedelen aan een selecte groep medewerkers.

Het kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een speciale horeca Dienst aan te maken voor medewerkers die de kassa mogen/kunnen tellen. Of een beveiligingsmedewerker met BHV certificaat of een rondleider die deze in het Frans kan doen.

Naam en Code zijn verplichte velden.

Op deze pagina kunnen de Diensten aangemaakt worden.

Diensten zijn de werkzaamheden die een medewerker gaat doen en waarop hij/zij ingepland wordt. Een Dienst geeft aan welke soorten werkzaamheden er gedaan kunnen worden, binnen een contract.

Voorbeelden hiervan zijn een technieker die ingepland kan worden op verschillende Diensten; geluid aansturing/regeltafel besturen/etc. De horecamedewerker kan ingepland worden als barman/-vrouw of runner zijn. Dit wordt aangegeven met behulp van Diensten.

Naam, Korte code, Start -en Eindtijd zijn verplichte velden.

Starttijd/Eindtijd: geef aan of de Dienst een begintijd heeft die afhankelijk is van de Event starttijd, de boekingsstarttijd of een vaste begintijd.

Indien een medewerker altijd 30 minuten, voor de voorstelling begint, aanwezig moet zijn. Dan kan dat ingesteld worden door de starttijd van het event ‘– 30 minuten’ te selecteren.
Indien een medewerker een vast rooster heeft en altijd om 09.00 begint met werken, dan wordt dit middels een vaste begintijd aangegeven.

Competenties is een optioneel veld: geef hier aan of er voor deze Dienst speciale Competenties nodig zijn.

Op deze pagina kunnen de Onbeschikbaarheidsredenen aangemaakt worden.

Onbeschikbaarheidsredenen zijn redenen waarom een medewerker niet beschikbaar is voor werk. Dit kunnen verschillende redenen zijn, die contractueel afgesproken zijn. Voorbeelden hiervan zijn verlofdagen, ziekte, bijzonder verlof of recht op stagedagen.

Naam is een verplicht veld.

Op deze pagina kunnen de Contract Parameters aangemaakt worden.

Contract Parameters zijn de regels waarmee geroosterd wordt, die per organisatie ingesteld kunnen worden. De Contract Parameters kunnen voor verschillende toepassingen gebruikt worden. Voorbeelden hiervan zijn: het aantal verlofdagen, minimale/maximale beschikbaarheid etc.

Naam, Gebruikt voor, Type Beschikbaarheid, Type Regel, Invoer Periode Type, Uitvoer Periode Type en Regel voor meerdere Contracten zijn verplichte velden.

Op deze pagina kunnen de Contracten aangemaakt worden.

Een Contract geeft aan welk Dienstverband wordt aangegaan met de medewerker. Een Contract wordt aan de medewerkers gekoppeld en op basis hiervan kan een medewerker ingepland worden in het iStaff rooster. Het is een manier om medewerkers te bundelen en daarop te kunnen filteren of als groep acties op te ondernemen, zoals het rooster maken en publiceren.

Naam is een verplicht veld. De overige velden zijn optioneel.

Op deze pagina kunnen de Weeksjablonen aangemaakt worden.

Weeksjablonen zijn templates van een standaard personeelsbehoefte voor een week. Deze is onafhankelijk van Events of andere boekingen in de agenda. Er kunnen verschillende Weeksjablonen gemaakt worden, bijvoorbeeld voor een bepaalde groep medewerkers (Contract) of voor even-/oneven weken.

Er kunnen meerdere Weeksjablonen aan een week toegevoegd worden. Zo kunnen de weekroosters voor de verschillende afdelingen los van elkaar gemaakt worden, indien gewenst.

Naam is een verplicht veld.

Ruimtes zijn de verschillende plekken op een Locatie. Ruimtes kunnen een bepaalde capaciteit hebben en een prijs indien het verhuurd wordt. Tevens kunnen er Scenario’s voor de Ruimtes gemaakt worden. Deze Scenario’s kunnen gebruikt worden voor de personeelsplanning.

Als je op Internet zoekt naar de term Rapport is het aantal hits overweldigend. Wat wij bedoelen is de uitvoer van data, vaak in een bepaald formaat. Dit kan bijvoorbeeld een lijst zijn of een brief.
De meest gangbare formaten zijn Word, Excel, PowerPoint, PDF en meer technische formaten als CSV en XML.

Veel voorkomende Rapporten zijn bijvoorbeeld Offertes, Draaiboeken, Evaluatieformulieren, Catering uitvragen en Contracten.

In de software zijn diverse Standaardrapporten beschikbaar en er is een API Feed waarmee je data kunt benaderen in bijvoorbeeld Excel of je BI tool. Vaak zijn er ook maatwerkrapporten, dit zijn Rapporten die wij op maat maken specifiek voor jullie.

Er zijn veel maatwerkrapporten ontwikkeld en het is verstandig om met andere gebruikers te spreken om te zien of er rapporten zijn die jij ook kunt gebruiken in je organisatie. Ook kun je ons vragen naar voorbeelden. Wij kunnen deze niet altijd laten zien omdat hiervoor toestemming moet zijn van de gebruikers die het Rapport hebben laten ontwikkelen.

Dit Rapport geeft details over de Logins*:

**Login wil zeggen: een CRM waarbij het vinkje E-mailadres voor inloggen aangevinkt is en een Wachtwoord toegezonden is. Bovendien moet de CRM een keer ingelogd zijn voor deze op de lijst verschijnt.

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Dit Rapport geeft per Event een overzicht van de gebruiker die het Event aanmaakte en met de datum en tijd. Selecteer de datumrange en de gebruikers:

De uitvoer is gelijk aan die van de Week en Maandlijsten met extra kolommen voor wie het event aanmaakte en op welke datum en tijd dit gebeurde:

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Dit Rapport geeft een overzicht van alle Extra Data Velden inclusief criteria zoals restricties op CRM / Event / Project Tags of Ruimtes en een kolom met daarin de Rollen die rechten hebben op de betreffende Extra Data Velden.

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Het Rapport ‘Ruimte – Plan & Sjabloon’ toont een overzicht van alle Ruimtes, met bijbehorend Plan (rangindeling) en Sjabloon (stoelen per rang).

Een voorbeeld van de uitvoer:

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Dit Rapport geeft 2 lijsten (Organisaties en Contacten) met CRM-details voor de geselecteerde CRM Tags:

De eerste lijst toont de Organisaties met deze kolommen:

In de laatste kolommen zie je alle Extra Data Velden voor de Organisaties.
De tweede lijst toont de Contacten met deze kolommen:

In de laatste kolommen zie je alle Extra Data Velden voor de Contactpersonen.

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Dit Rapport geeft een lijst met CRM info inclusief Extra Data Velden gebaseerd op de volgende selecties:

De optie ‘Print gedupliceerde veldgroepen’ geeft een keuze: of print de laatst ingevoerde Extra Data van dupliceerbare groepen of print de data uit alle gedupliceerde groepen.

Van de CRM’s in deze selectie wordt het CRM id, de Naam en de Tags getoond en vervolgens per kolom de gekozen Extra Data Velden.

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Dit Rapport geeft 2 lijsten (Organisaties en Contacten) met CRM details voor de geselecteerde opties:

De eerste lijst toont de Organisaties met deze kolommen:

In de laatste kolommen zie je alle Extra Data Velden voor de Organisaties. In de reportviewer kun je selecteren of je alleen de laatst ingevulde dupliceerbare Data Veldgroep wilt exporteren of alle dupliceerbare Extra Data.

De tweede lijst toont de Contacten met deze kolommen:

In de laatste kolommen zie je alle Extra Data Velden voor de Contactpersonen. In de reportviewer kun je selecteren of je alleen de laatst ingevulde dupliceerbare Data Veldgroep wilt exporteren of alle dupliceerbare Extra Data.

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Dit Rapport geeft een lijst met Events waarin de CRM voorkomt in Extra Data Velden van type CRM Automatisch aanvullen.  De CRM wordt per Extra Data Veld van dit type in een kolom getoond.

Het Rapport is beschikbaar in de CRM module voor Organisaties en Contacten. Ga naar de CRM module en open een CRM.  In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Dit Rapport geeft per gekozen Seizoen een lijst met Projecten waarin de CRM Eigenaar, Organisator of Contactpersoon is. Ook is er een kolom met het bijbehorende aantal Events.

Het Rapport is beschikbaar in de CRM module voor Organisaties en Contacten. Ga naar de CRM module en open een CRM. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Met dit Rapport maak je een export van de CRM Details en Extra Data.

Opmerkingen:
Van de dupliceerbare Extra Data Veldgroepen wordt de laatste invoer geprint.

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Wordt aan gewerkt …

Dit Rapport ‘Deallijst’ toont een overzicht van Events met Dealdetails.

De volledige selecties in dit Rapport:

De uitvoer van dit Rapport:

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Wordt aan gewerkt …

Dit Rapport ‘Project met Organisator = Persoon’ toont een overzicht van alle Projecten, waarin de Organisator een Contactpersoon is i.p.v. een Organisatie.

Er zijn geen selecties voor dit Rapport.

De uitvoer van het Rapport:

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Wordt aan gewerkt …

Dit Rapport toont een overzicht van de aantallen per Events Tag(s) en per Locatie voor de gekozen selectie.

De volledige selecties in dit Rapport:

De uitvoer van het Rapport:

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Dit Rapport ‘Aantal Event Genre(s) per locatie’ toont een overzicht van het aantal Event Genre(s) die per locatie voorkomen, van de gekozen selectiecriteria.

De volledige selecties in dit Rapport:

De uitvoer van het Rapport:

Het Rapport is beschikbaar in het Dashboard Events. In het blok met de Rapporten zie je het Rapport.

De uitvoer is geschikt voor export naar Excel.

Ga naar de Eventlijst en selecteer de Events waarvan je de Ruimte(s) wilt wijzigen. 
Selecteer de gewenste Ruimte(s) voor de geselecteerde Events.  

In dit voorbeeld selecteerden we 2 events in Vergaderzaal 1 en we verplaatsen met deze Actie de Events naar Vergaderzaal 2.  

Opmerking: deze Actie is ook beschikbaar in het Project in de lijst met Events.  

De Rechten op deze Actie stel je per Rol in via Instellingen | Events | Rechten  Ga naar Acties en vink de nieuwe Actie voor de gewenste Rollen.  

Om een gebruiker een login te geven moet je het Recht hebben om deze toe te kennen aan CRM’s. Dit bepaal je in de Instellingen | CRM | Acties gebruiker.

Als je het Recht hebt om een login aan te maken zijn er een aantal stappen die je moet doen;

1. Bepaal in de CRM (als al aangemaakt) welk e-mailadres voor inloggen is.
   
2. Bepaal in de Instellingen de Rol(len) en geef een standaard Rol.
3. Bepaal de standaardfilters (als deze er zijn) en stel de overige agenda-instellingen in.
4. Druk op ‘Mail Wachtwoord’, het wachtwoord is gezonden en de persoon kan inloggen.
   

Indien je meerdere Rollen hebt kun je aan de rechterkant (bij je account) bepalen in welke Rol je wilt werken of switchen van Rol.

1. Diverse weergaven

Er zijn 3 verschillende agenda weergaven in de software. De Eventlijst, de Weekweergave en de Dagweergave.
Via de menustructuur kan hiernaartoe genavigeerd worden, maar ook via de agenda weergaven zelf.

2. Mijn instellingen

De instellingen voor de kleuren in de agenda kun je bepalen in de instellingen van de CRM. (CRM > Instellingen > Agenda instellingen)
Je kan hiermee bepalen welke kleuren je wilt zien in je weergaven. De keuze is uit:  projecttag/ boekingsstatus of eventtag.

3. Eventlijst

De eventlijst geeft een overzicht van de events in een lijst met de volgende kolommen:
Datum | Status | Omschrijving | Ruimtes | Projecttags | Eventtags | Genres | Contactdetails | eigenaar | ID’s | <Iconen> Extra data/ items/ deals/ kaartverkoop/ taken/ tijdschema |.

In de kolom ‘omschrijving’, dit is de projectnaam, kunnen ook twee iconen tonen:

Koppel icoon project: hierin tonen alle events die in dit project zijn geboekt

Koppel icoon serie: hierin tonen alle events die in deze serie zijn geboekt.

Standaard toont de dag van gister + 6 dagen, waarbij de dag van vandaag blauw gekleurd is.

3.1 Acties

In deze weergave is het mogelijk om bepaalde acties uit voeren, te filteren, filters aan te maken, te zoeken en te selecteren.

Er zijn 2 soorten acties beschikbaar in de eventlijst, namelijk:
Deal acties (denk aan kopiëren, verwijderen, wijzigen)
Event acties (denk aan kopiëren, verwijderen, wijzigen)

Met acties kunnen wijzigingen voor een selectie van events doorgevoerd worden.

3.2 Filteren

Door op het filtericoon te klikken kun je zoekcriteria invullen en aanvinken, waar filters van gemaakt kunnen worden. klik hiervoor op [+ bewaar als nieuw filter]. Deze filters worden in jouw persoonlijke filterlijst opgeslagen en zijn te selecteren in het dropdown menu waarin een filter geselecteerd kan worden.

Tevens kunnen filters gewijzigd worden, door het op het filter icoon te klikken, wanneer er een filter is geselecteerd. Deze kan aangepast worden en vervolgens opgeslagen door op [filter opslaan] te klikken.

Vanuit de Eventlijst is het mogelijk om naar de Week- en Dagweergave door te klikken en kun je, door op het event te klikken, het event openen of door op een CRM te klikken het CRM openen. Door middel van de iconen kom je in de desbetreffende data van dat event.

Als het icoon blauw van kleur is, dan is hier al data in opgeslagen.

4. Dagweergave

De dagweergave geeft een overzicht van de dag per ruimte, per uur.
In het eventblok zie je de begin en einddatum, de naam van het project en de organisator.

4.1 Instellingen

In de rijen worden de ruimtes bepaald. Deze kunnen toegevoegd worden aan de weergave.

Dit doe je door op ‘Ruimte toevoegen’ onderin te klikken. Je kan daarna de ruimtes aanklikken die je in de weergave wilt zien. Door op het kruisje naast de ruimte te klikken, wordt de ruimte verwijderd uit deze weergave. De ruimtes worden getoond in de volgorde die standaard is ingesteld in de systeeminstellingen.

In de Dagweergave heb je de mogelijkheid om te bepalen of je ook de open plekken in de agenda wilt zien. Je kan kiezen uit:

• ‘Events’: toont alleen de events
• ‘Events en open: toont de events en de open ruimtes/ tijden
• ‘Alleen open’: Toont de open ruimtes/ tijden

In de agenda tonen dan de open plekken en het aantal uren dat deze ruimte op de tijdstippen vrij is.

4.2 Events boeken en wijzigen

In de dagweergave is het mogelijk om reeds geboekte events te:

• Te drag and droppen (til je event op naar een andere ruimte en tijd)
• Te verkorten of te verlengen (selecteer de rand van je event met je muis en sleep)

Door op de i te klikken in het event open je de event info.

In de dagweergave is het mogelijk nieuwe agenda boekingen te maken door:

• Op een cel te klikken in de weergave, op de gewenste tijd en zaal. Hierna opent een nieuw scherm om een event boeking te maken

4.3 Navigeren

Door middel van de kalender in de dagweergave, navigeer je naar de gewenste dag.
Vanuit de dagweergave is het mogelijk om naar de week- en dagweergave door te klikken en kun je, door op het event te klikken, het event openen. Door middel van de iconen kom je in de desbetreffende data van dat event.

5. Weekweergave

De weekweergave geeft een overzicht van de week, per dag, per ruimte. In het eventblok zie je de begin en einddatum en de projectnaam.

5.1 Instellingen

De instellingen voor de ruimte gaan hier hetzelfde als bij de dagweergave.
In de weekweergave is de extra optie om de blokken groter te tonen (zie afbeelding hierboven en afbeelding hieronder)

In de weekweergave heb je de mogelijkheid om de kolommen te wisselen met de rijen. Dus wil je de ruimtes of de data boven in de kolommen tonen.

Tevens kan er in de weekwergave gekozen worden om lege blokken te tonen in combinatie met eventboekingen.

5.2 Events boeken en wijzigen

In de weekweergave is het mogelijk om reeds geboekte events te:

• Te drag and droppen (til je event op naar een andere ruimte en dag)

Door op de i te klikken in het event open je de event info.

In de Weekweergave is het mogelijk nieuwe agenda boekingen te maken door:

• Op een cel te klikken in de weergave, op de gewenste tijd en zaal. Hierna opent een nieuw scherm om een event boeking te maken

5.3 Navigeren

Door middel van de kalender in de Weekweergave, navigeer je naar de gewenste dag.

Vanuit de weekweergave is het mogelijk om naar de week- en dagweergave door te klikken en kun je, door op het event te klikken, het event openen. Door middel van de iconen kom je in de desbetreffende data van dat event.
6. Samengevat

De agenda heeft diverse weergaven

• 3 weergaven
• in alle weergaven filter en zoekmogelijkheden
• overzichtelijke agenda per ruimte
• drag and drop functionaliteiten
• per persoon te bepalen welke ruimtes je ziet en of je naar de boekingsstatus kleur of de project/ eventtag kleur kijkt

Op verschillende plekken in onze software is het mogelijk om een event te boeken.

In de Eventlijst, de Weekweergave en de Dagweergave.

Het plusje om een event toe te voegen is in al deze weergaves aanwezig.

In de Dagweergave is er een extra mogelijkheid om een event te boeken namelijk door te dubbelklikken in de kalender op het gewenste tijdstip.
Automatisch worden de eventdag, ruimte en de eventtijden overgenomen vanuit deze kalender.
Dus in onderstaand geval; 13 september 2021 van 15:00 uur tot 16:00 uur in de Grote Zaal.

In de Weekweergave is er ook de mogelijkheid om een event te boeken door middel van dubbelklik op de gewenste dag. Automatisch worden dan de dag en ruimte overgenomen vanuit de kalender.

Dus in onderstaand geval: Vrijdag 17 september 2021 in de Studio (Theater).

Op het moment dat er een event geboekt worden zijn er een paar verplichte velden.

Dit zijn op projectniveau: Projectnaam/ Projecttag/ Organisatie/
Op Eventniveau: Eventtag/ Status/ Ruimte/ Datum/ Tijden/

Op het moment dat je een event wilt aanmaken bij een bestaand project kun je het project selecteren uit de lijst bij de projectnaam. Als je een nieuw project wilt aanmaken kun je een blijven typen en geen bestaand project selecteren.

De projecttags/ eventtags/ statussen en genres zijn vooraf gedefinieerd en per organisatie verschillend.

1. Projectdetails

2. Eventdetails

Zodra de projectdetails zijn gekozen kom je in het scherm voor de daadwerkelijke eventboeking. Hier moet je de eventdetails ingeven. Deze bestaat uit 3 delen:

Eventdetails
Ruimte
Datum en tijd

Good to know: De tags en ruimtes die je als eerste selecteert tonen in de lijstweergave. De rest is te zien door middel van (+1) in de lijst weergave

Good to Know: De instelling: ‘eventtijd is gelijk aan boekingstijd’ kan bij  (zoek de persoon in CRM, ga naar instellingen) standaard worden aan of uitgevinkt.

Eventtijd = De tijd van het event/ de show/ het concert zelf
Boekingstijd = de tijd van de gehele boeking (dus incl. op- en afbouw bijvoorbeeld)

Voorbeeld:
Boekingsstarttijd = 14:00 uur
Eventstarttijd = 16:00 uur
Eventeindtijd = 18:00 uur
Boekingseindtijd = 20:00 uur
De eventstarttijd wordt tussen haakjes getoond in de agenda.

Om eventuele events later ‘Bij’ te boeken kan het vinkje ‘controleer data en tijden’ worden aangevinkt waarbij het mogelijk is om direct extra events toe te voegen.

Door “Boek een apart Event voor iedere Ruimte” aan te vinken wordt er voor iedere ruimte een los event in de agenda geboekt.
In dit event kunnen de tijden worden gewijzigd en de informatie worden ingevoerd die voor dit type event nodig is.

Door de events met dit vinkje aan te boeken krijg je dus per event een ‘blok’ of ‘regel’ in de agenda. (zie geel). Deze blokken kun je per ruimte wijzigen en aanpassen.

Als de 3 ruimtes geboekt zijn ZONDER de optie ‘boek per ruimte een event’ dan pas je de tijd voor het complete event aan en niet per ruimte. (zie roze)

Om een personeelslid in te kunnen plannen in de iStaff module, moeten er een aantal instellingen worden gedaan. Dit voorkomt dat alle bedrijven/ relaties die in de database zijn opgeslagen op het rooster gezet kunnen worden.

Details
In de crm details kunnen de belangrijkste gegevens van de medewerker opgeslagen worden. Denk hierbij aan naam, telefoonnummer, e-mail adres, adres en eventueel geboortedatum of andere gegevens. Maak een relatie ‘personeel’ om deze relatie in het rooster te kunnen toevoegen.

In CRM | Details – [widget CRM Tags] is de checkbox ‘is personeel’ toegevoegd. Hierna kan er een contract toegevoegd worden aan de medewerker.

Contracten
Elke CRM met het type ‘Personeel’ kan één of meerdere contracten hebben.

In CRM | Details | Contracten, kunnen de contracten opgeslagen worden. Nadat er op [Contracten] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte contracten.

De reeds aangemaakte contracten in deze lijst kunnen verwijderd en bewerkt worden. Tevens kunnen er contracten toegevoegd worden.

Door op [toevoegen] te klikken, kunnen de contracten toegevoegd worden.

Hierbij kan ingevoerd worden:

• Details:
  Contract – selecteer een van de voor gedefinieerde contracten
  Startdatum – startdatum van het dienstverband.
  Einddatum – indien het contract een bepaalde duur heeft kan hier de einddatum ingevuld worden. De einddatum kan ook leeg blijven.
  Competenties – selecteer de behaalde competenties.
  Start proeftijd – eventueel: startdatum proeftijd
  Einde proeftijd – eventueel: einddatum proeftijd
  Werkdagen – stel in welke werkdagen en -tijden in het contract zijn afgesproken.
  Contracturen – geef aan of er een bepaald (uren) of onbepaald (percentage*) aantal uren is afgesproken.
• Wettelijke parameters
  Deze worden standaard overgenomen uit het contract zoals opgeslagen in de systeeminstellingen
• Contractparameters
  Deze worden standaard overgenomen uit het contract zoals opgeslagen in de systeeminstellingen en kunnen hier overschreven worden.

* indien er is gekozen voor percentage, zal er een berekening gemaakt worden in het automatisch rooster proces om te bepalen hoeveel personeelsleden er zijn en hoeveel uren verdeeld kunnen worden onder hen, op basis van het toegevoegde contract.

In de agenda staan alle boekingen van voorstellingen en alle mogelijke andere typen events. Hierbij kan heel goed personeel nodig zijn.
In de events detail pagina kan de uitvraag voor personeel gedaan worden. Ook kan dit al in de wizard voor nieuwe events.

Nieuw event
In de wizard voor het maken van een nieuw event, kan direct worden aangegeven of er personeel nodig is.

Selecteer in de rechterkant van het scherm ‘dit event heeft personeel nodig’.
Klik op volgende.
Er verschijnt een nieuwe stap, waarin personeel toegevoegd kan worden door een scenario en eventueel een kaartverkoop schatting in te voeren.
Standaard toont het scenario waarvan in de systeeminstellingen is aangeven dat deze ‘standaard’ is.
Voeg dit toe en klik op ‘opslaan’

! Let op: dit kan alleen als het event geboekt is in een ruimte waar een scenario voor is gemaakt.

Event detail pagina

In de event detail pagina kan ook aangeven worden dat er personeel nodig is.
Klik in de blauwe header op de pagina ‘personeel’

De eventdetail pagina opent in de tab personeel.

In deze pagina kan het rooster voor dit event bewerkt worden.

Scenario toevoegen
Voeg een scenario toe door deze te selecteren uit de dropdown met ruimtescenario’s. Geef eventueel een geschat aantal verkochte kaarten hierbij aan, om een correct aantal diensten klaar te zetten.

Losse dienst toevoegen
De diensten die voor het event nodig zijn, hoeven niet uit de scenario’s te komen.
Klik op [dienst toevoegen] om een nieuwe dienst toe te voegen.

Diensten wijzigen
Diensten kunnen in deze weergave makkelijk gewijzigd worden van:

• Werkplek
• Diensttype
• Medewerker
• Tijd
• Werkelijke begin- en eindtijd – let op; de medewerker kan deze informatie ook via het medewerkersportaal invoeren.
• Opmerking
• Handmatig – wordt automatisch aangevinkt als een dienst handmatig is aangepast of toegevoegd. (dus niet uit een scenario komt.)
• Geblokkeerd – kan aangeklikt worden als de diensten niet mogen wijzigen.
• Overlapping – wordt weergegeven als een medewerker op een bepaalde tijd is toegevoegd aan twee verschillende diensten.

iStaff is de plek in de software waar de medewerkers en de daarbij horende beschikbaarheid en de personeelsbehoefte op basis van events, losse diensten en weeksjablonen samenkomt. In iStaff kunnen de roosters ingevuld worden en hiervoor zijn verschillende weergaven beschikbaar:

• Weekweergave: waarin de invulling van de diensten gedaan kan worden in combinatie met beschikbaarheid van personeelsleden.
• Dagweergave: waarin de detailplanning van één dag zichtbaar is en de werkelijke uren afgezet kunnen worden tegen de geplande uren.

Weekweergave

In iStaff | weekweergave is het rooster voor een week zichtbaar. Het weekrooster bestaat in grote lijnen uit de volgende informatie:

• Blauwe navigatiebalk
• Weekoverzicht huidige week
  • Dagdiensten; uit weeksjablonen of losse diensten.
    • Blauw blokje
  • Events;
    • Grijs blokje: waar nog geen personeelsbehoefte aan gekoppeld is
    • Blauw blokje: waar wel een personeelsbehoefte aan gekoppeld is.
    • Rand van de blokjes: boeking status van de events, zoals in agenda weergaven
    • Ruimte inclusief de kleur van de ruimte
• Medewerkers
  • Naam, contract en contracturen/ ingeplande uren
  • Beschikbaarheid en diensten van de medewerkers
    • Grijs: tijd en dag valt buiten de opgeslagen werkdagen en uren in het contract.
    • Groen: beschikbaar voor werk
• Filter
  

Filter
In het filter kan uitgebreid gezocht worden op verschillende onderdelen van de weergave, los van elkaar.
Er kan gezocht worden op:

• Kenmerken van de events
• Kenmerken van de diensten
• Kenmerken van de medewerkers

Tips

Filter op:

• Events | status ‘geannuleerd’. – controleer of er events in het rooster staan die geannuleerd zijn.
• Events | vinkje: heeft personeelsrooster. – alleen de events met diensten eraan toegevoegd tonen.
• Diensten | gepubliceerd op portaal – om te zien of er nog diensten gecommuniceerd moeten worden aan de medewerkers
• Diensten | is geregistreerd op – om alleen de diensten te zien waar medewerkers zich op hebben ingeschreven
• Personeel | competentie – om te zien wie het best geschikt is voor bepaalde diensten
• Personeel | beschikbaar op – om te zien welke medewerkers beschikbaar zijn op een bepaalde dag.

Dagweergave
In iStaff | dagweergave is het rooster voor een dag zichtbaar. Het dagrooster bestaat in grote lijnen uit de volgende informatie:

• Blauwe navigatiebalk
• Dagoverzicht
  • Dagdiensten; uit weeksjablonen of losse diensten.
    • Blauw blokje
  • Events; Events met diensten eraan en waar medewerkers aan zijn toegevoegd of nog niet.
    • Donkerblauw blokje
  • Weergave van geplande versus gewerkte uren.

De functionaliteiten van de weekweergave worden aan de hand van het proces toegelicht.

Voorbereiding rooster
In het proces van de voorbereiding beschrijven we enerzijds het bepalen van de juiste personeelsbehoefte, in de vorm van diensten en tijden, gekoppeld aan de juiste dagen en events. Anderzijds, het juist weten van de beschikbaarheid van het personeel.

Diensten toevoegen
Diensten kunnen op verschillende manieren, in alle weergaven toegevoegd worden.

Weekweergave
Vanuit de roosterweergave kunnen op verschillende manieren diensten toegevoegd worden. afhankelijk van het rooster dat gemaakt wordt kan gekozen worden voor de beste optie.

Losse dag-/ eventdienst
Door op het [+] icoon in de blauwe header te klikken kan er een dienst aan de dag toegevoegd worden. Vul hierbij de verplichte informatie in; datum en tijd, werkplek en diensttype. De overige velden kunnen ook op een later moment aangevuld worden.

Een dagdienst is een dienst, onafhankelijk van een event of rooster waar standaard medewerkers of diensten in staan. Denk aan een dienst om de kerstboom te versieren.

Eventueel kan er ook een dienst aan een event gekoppeld worden, in deze pop-up. Zoek hiervoor het juiste event en selecteer deze.

Weeksjabloon
Door op het pijltje te klikken bij de selectie van weeksjablonen, opent er een selectie van de reeds gemaakte weeksjablonen. Selecteer hier een sjabloon zodat deze toegevoegd wordt. Er kunnen meerdere sjablonen toegevoegd worden aan 1 week.

Een weeksjabloon is een standaard set aan diensten die nodig is voor 1 week. Er kan hier al een medewerker aan zijn toegevoegd, maar het hoeft niet.

Eventdienst/ Scenario
Door op het [+] icoon te klikken in de eventheader, kan er een dienst toegevoegd worden aan het event.

Diensten wijzigen
Diensten kunnen in alle weergaven gewijzigd worden, in de eventdetails en dagweergave door op het betreffende veld te kunnen of erin te typen. In de weekweergave gebruik je de rechtermuisknop.

Weekweergave
Een dienst kan gewijzigd worden door er met de rechter muisknop op te klikken. Er verschijnt een knop waarmee de dienst gewijzigd kan worden.
Nadat er op deze knop is gedrukt, verschijnt er een pop-up met de details van de dienst.

Diensten koppelen
Een dienst kan alleen gekoppeld worden in de weekweergave. In de Dagweergave kan een gekoppelde dienst wel weer terug gewijzigd worden naar 2 losse diensten, door op het [prullenbak-icoon] te klikken.

Weekweergave
Een dienst kan gekoppeld worden aan een andere. Dit kan nuttig zijn als de diensten elkaar een korte duur overlappen of op dezelfde tijd, door dezelfde persoon uitgevoerd kunnen worden.
Bijvoorbeeld: een medewerker is van 09.00 – 17.00 aan het werk op kantoor en gaat om 11.30 – 12.30 even helpen bij de inloop van een matinee voorstelling.

Een dienst kan gekoppeld worden door deze op te pakken en te verslepen naar een andere. Nadat dit gedaan is opent er een pop-up met de nieuwe details van een dienst.

Let op: regels voor koppelen diensten:
Diensten kunnen gekoppeld worden als:

• Het twee lege diensten betreft;
• Het twee diensten betreft waar dezelfde medewerker aan gekoppeld is;
• Één dienst wel een medewerker heeft en de ander niet.

Let op: een dienst kan ontkoppeld worden, dit gebeurt in de eventdetail pagina of de dagweergave. Klik hiervoor op het verwijder icoon. De oorspronkelijke diensten worden nu weer terug geplaatst in het rooster.

Beschikbaarheid personeel
Personeel kan de beschikbaarheid via het medewerkersportaal aangeven. Er wordt dan een verzoek gedaan om de reden van afwezigheid goed te keuren. De reden van afwezigheid kan ingesteld worden in de systeeminstellingen, onder ‘onbeschikbaarheidsredenen’.

Tevens kan de beschikbaarheid in de weekweergave gewijzigd worden.

Klik op de kalender naast de naam van de medewerker.
Er opent een pop-up. Sla hierin op:

• Type onbeschikbaarheid
• Data van onbeschikbaarheid
• Eventueel een memo

Het afwezigheidsverzoek komt in de personeelslijst te staan, zoals hieronder:

Keur het verzoek goed of -af, door op het verzoek te klikken. Er opent een pop-up waarin dit opgeslagen kan worden.
Indien:

• Goedgekeurd: personeelslid is niet beschikbaar en blokje wordt grijs gearceerd.
• Afgekeurd: personeelslid blijft beschikbaar en het blokje blijft groen.

Personeel inplannen
Personeel kan op verschillende manieren ingepland worden. Ofwel door de diensten in de backoffice te koppelen aan de diensten, ofwel door de medewerkers zelf aan te laten geven op welke diensten ze willen werken, door zich hierop in te schrijven.

Inplannen beschikbare medewerkers
De medewerkers kunnen in de verschillende weergaven ingepland worden.
In de eventdetails- of dagweergave, kan dit door op het [zoek-personeel] icoon te klikken en een medewerker uit de dropdown te selecteren.
In de weekweergave zijn er verschillende mogelijkheden.

Weekweergave
Vanuit de weekweergave kunnen diensten op verschillende manieren ingepland worden bij de medewerkers. Het uitgangspunt hierbij is dat in de backoffice,

• de personeelsbehoefte juist is toegevoegd;
• de personeelsleden en/ of backoffice medewerkers de beschikbaarheid juist heeft opgeslagen in de personeelslijst
• op basis hiervan de diensten aan de juiste personen gekoppeld kunnen worden.

Dit kan wordt gedaan door:

Drag & drop
Versleep de dienst van de events/ dagen aan de bovenkant van het scherm, naar de medewerkers op het onderste gedeelte van het scherm.

Wijzig dienst
Een medewerker kan toegevoegd worden door met de rechtermuisknop op de dienst te klikken. Er verschijnt dan een mogelijkheid om op [wijzig dienst] te klikken.
Zodra hierop geklikt is, verschijnt er een pop-up [wijzig dienst].
Klik hier in het personeel-zoekveld, er verschijnt een lijstje personeelsleden die ingepland kunnen worden op deze dienst. Op basis van:

• Juiste contract;
• Juiste beschikbaarheid;
• Juiste competentie

Inschrijven op beschikbare diensten
De medewerkers kunnen in de verschillende weergaven ingepland worden.
In de eventdetails- of dagweergave, kan dit door op het [zoek-personeel] icoon te klikken en een medewerker uit de dropdown te selecteren. De medewerkers die zich hebben ingeschreven op een dienst, zijn dikgedrukt.

Weekweergave
Vanuit de weekweergave kunnen diensten op verschillende manieren ingepland worden bij de medewerkers. Het uitgangspunt bij deze manier van plannen, is dat de medewerkers zelf aangeven op welke diensten ze ingepland willen worden. Het uitgangspunt hierbij is dat:
– de personeelsbehoefte juist is toegevoegd;
– de personeelsbehoefte is gepubliceerd op het portaal (zie hst. …);
– de personeelsleden schrijven zich in op de diensten die ze willen werken;
– De backoffice medewerkers keuren deze diensten goed.

Dit kan wordt gedaan door:

Wijzig dienst
Een medewerker kan toegevoegd worden door met de rechtermuisknop op de dienst te klikken. Er verschijnt dan een mogelijkheid om op [wijzig dienst] te klikken.
Zodra hierop geklikt is, verschijnt er een pop-up [wijzig dienst].
Klik hier in het personeel-zoekveld, er verschijnt een lijstje personeelsleden die ingepland willen of kunnen worden op deze dienst.
De medewerkers die zich hebben ingeschreven op de dienst, tonen dikgedrukt. Klik deze medeweker aan, zodat hij/ zij is toegevoegd op het rooster.

Automatisch roosterproces
Volgt spoedig.

Rooster wijzigingen
Roosterwijzigingen kunnen verwerkt worden in de verschillende weergaven van het rooster. In de eventdetails- of dagweergave, kan dit door op het betreffende veld te klikken en hierin de wijziging door te voeren.
In de weekweergave zijn verschillende mogelijkheden.

Weekweergave

Drag & drop
In de weekweergave kunnen diensten via drag en drop gewijzigd worden. De reeds geplande dienst wordt dan opgepakt en verplaatst, ofwel naar:

• Een medewerker waar nog geen dienst aan gekoppeld is. In dit geval verplaats je de dienst naar een andere medewerker
• Een medewerker waar wel een dienst aan gekoppeld is. In dit geval krijg je de mogelijkheid om te kiezen welke actie uitgevoerd wordt:
  • Medewerkers omruilen
  • Dienst koppelen
  • Medewerker vervangen

Selecteer de actie die uitgevoerd wordt.

Publicatie en communicatie
Publicatie rooster
Personeelsleden kunnen via een persoonlijk portaal inloggen en informatie ophalen/ toevoegen over hun beschikbaarheid, de diensten die ze graag willen werken of de diensten die voor hen ingepland zijn.

Diensten verschijnen niet automatisch op het portaal, hiervoor is een actie nodig van de backoffice medewerker.

Om diensten op het portaal te tonen, klik je op [publiceer deze week].

Er opent een pop-up scherm met daarin de selecties die gemaakt kunnen worden om de diensten op het portaal te tonen.
Selecteer hierin:
Weeknummer/ start- en einddatum: selecteer de periode die gepubliceerd moet worden
Contracten: selecteer 1 of meerdere contracten die gepubliceerd moeten worden
Diensten: 1 of meerdere diensttypes die gepubliceerd moeten worden.
Selectie diensten: alles/ alleen diensten met personeel/ alleen diensten zonder personeel
Deze selectiemogelijkheden geven je de mogelijkheid om te bepalen of de medewerkers diensten zien waar ze zich op kunnen inschrijven of alleen de diensten waarop ze zijn ingepland.

Communicatie
Communicatie met de medewerkers kan via het medewerkers portaal verlopen.
Op het portaal verschijnt er in de notificatie pagina een bericht. Er verschijnen hier ook berichten over events die gewijzigd zijn in tijd of datum.

Om een bericht te zenden aan de medewerkers:
Selecteer de medewerkers aan wie je een bericht wilt sturen in de iStaff weeklijst. Er verschijnt een lint onderin het scherm waarin de acties uitgevoerd kunnen worden.
Selecteer de bericht actie. Er opent een nieuw pop-up scherm met daarin de mogelijkheid om:

• Een wijziging te maken op de selectie;
• Een titel te geven aan het bericht
• Een bericht te schrijven.
  (indien bepaalde berichten vaker terugkomen, kunnen hier ook standaard teksten voor gebruikt worden)

Verstuur het bericht door op de [stuur] knop te drukken.

Het medewerkers portaal is de plek waar de medewerkers hun rooster kunnen inzien, beschikbaarheid kunnen opgeven of kunnen aanmelden voor diensten en de notificaties kunnen bekijken. Tevens kunnen de werkelijke uren ingevuld worden van de diensten.

Rooster inzien
Na het inloggen op het medewerkers portaal ziet de medewerker direct het rooster voor vandaag, in de tab [mijn diensten]. Via de navigatie in de blauwe header, kan naar de volgende dag genavigeerd worden.
De diensten per event en per dag tonen hier. Voorwaarde is dat de diensten zijn gepubliceerd.

Medewerkers kunnen op even event of op de dag klikken en zien met wie ze nog meer op het rooster staan.

Inschrijven op beschikbare diensten
Beschikbare diensten staan in de tab [beschikbare diensten] op het portaal.
Medewerkers kunnen zich hierop aanmelden door op [+registreer] te klikken. Als de dienst werkelijk wordt toegekend aan de medewerker, dan wordt deze verplaatst naar de tab [mijn diensten].

Zolang de diensten nog niet zijn toegekend, kan de medewerker ook weer op de-registreer klikken.

Afwezigheid aanvragen
Via het portaal kunnen de medewerkers aangeven dat ze niet beschikbaar zijn om te werken. Dit wordt gedaan in de pagina [beschikbaarheid], waar naartoe genavigeerd kan worden.

Op de pagina met beschikbaarheid zijn de ingediende afwezigheidsverzoeken direct zichtbaar, inclusief de status waarin deze zich bevinden.

Een nieuw verzoek kan ingediend worden door te klikken op: [+ aanvragen voor onbeschikbaarheid]. Er verschijnt dan een scherm waarin aangegeven kan worden:

• Welke type verlof aanvraag gedaan wordt;
• Welke data en eventueel tijden het om gaat
• Eventueel een memo.

Klik op [doorgeven] om de verlofaanvraag in te dienen en te laten verschijnen in de iStaff weekweergave.

Notificaties
De notificaties in iStaff kunnen gebruikt worden om de medewerkers te informeren over verschillende zaken zoals; ‘het rooster is definitief’ of ‘let op, vergeet je nieuwe medewerkerspas niet’.

De notificaties tonen in de pagina [notificaties] op het portaal.

Mijn account
Medewerkers kunnen hun eigen gegevens bekijken bij [Mijn account]. Dit kan geopend worden door op het medewerkers icoon te klikken, rechts in de zwarte header.