Het nieuwe theater AMARE in Den Haag legt ‘de lat’ naar schoonheid en perfectie op het allerhoogste Niveau
De stad Den Haag kijkt uit naar de opening van AMARE. Het culturele ‘thuis’ van het Residentieorkest, Het Nederlands Dans Theater, het Koninklijk Conservatorium en het Zuiderstrand Theater. Zonder meer op dit moment het meest prestigieuze en ambitieuze cultureel project van Nederland waarbij geen enkele concessie wordt gedaan op kwaliteit.
Vandaag sprak ik met Sander den Heijer; projectmanager applicatie landschap van AMARE en belast met de algehele aansturing van de software keuze en implementatie en ook alle belangrijke ICT – vraagstukken. Ik vroeg hem vooral naar zijn gemoedstoestand op dit moment en hoe zijn leven er nu op dit moment uitziet. Gelukkig maakte hij een half uurtje tijd vrij in zijn drukke schema om wat vragen te beantwoorden over de samenwerking met ESB en de ingebruikname van de iTheatre.
In het weekend van 3,4 en 5 september was AMARE open voor publiek.
Van 19 t/m 21 november zal het 3-daagse festival ‘open’ de officiële inleiding geven en AMARE in vol ornaat bespeeld worden.
Vorige week kwamen de koning en koningin alvast een kijkje nemen waren ze onder de indruk?
Ik heb ze zelf niet gesproken maar ik heb van mijn collega’s begrepen dat ze het erg mooi vonden en onder de indruk waren een aanwinst voor Nederland en Den Haag. Jan Zoet, onze algemeen directeur heeft ze een rondleiding gegeven.
De Implementatie-periode is zo langzamerhand tot een einde gekomen en deze week is de organisatie ‘LIVE’ gegaan met iTheatre. Een spannende en vooral drukke periode omdat je letterlijk overschakelt van een trainingsperiode naar zelf met de software aan de slag gaan. De eerste zakelijke boekingen stromen binnen en dat is feitelijk het begin van ingebruikname van je organisatie. Alles voelt nog wat vreemd een nieuw gebouw, een nieuwe organisatie met meerdere gebruikers dat maakt iedereen nog wat onrustig aldus Sander.
Er zijn nog uitdagingen te over; Er moeten nog veel details op zijn plek vallen zoals bijvoorbeeld de koppelingen, en de totstandkoming van een data hub, de management rapportages en een Power BI.
Op dit moment is Sander zelf nog steeds aangewezen om ook de applicatiebeheerders rol op zich te nemen maar het ligt in de lijn der verwachtingen dat hier binnenkort iemand anders voor wordt aangewezen.
Ik vroeg Sander naar de keuze van iTheatre en wat nou uiteindelijk de doorslag heeft gegeven juist voor ESB en de gloednieuwe Dashboard versie van iTheatre te kiezen.
Daarbij opgemerkt dat deze keuze al meer dan een jaar geleden is gemaakt op een moment dat we eigenlijk nog niet veel konden laten zien van de nieuwe iTheatre versie. Sander gaf daarbij aan dat er in de selectie keuze van verschillende systemen uiteindelijk twee waren overgebleven waaronder iTheatre.
Qua mogelijkheden lagen deze systemen dicht bij elkaar echter is de doorslaggevende keuze gemaakt op basis van toekomstvisie. Wij waren bij AMARE op zoek naar een systeem dat met ons mee kan buigen en flexibel is zeker ook gezien de complexiteit van onze organisatie. Bij concurrenten hadden we heel duidelijk het gevoel een systeem ‘ingeduwd’ te worden dat bezig is te consolideren noem het gerust een ‘plug&play’ systeem, wat ons dwingt in een bepaalde werkwijze te opereren. Uiteindelijk hebben we gekozen voor een systeem waarvan we wisten dat het volop mogelijkheden biedt om de komende jaren door te kunnen ontwikkelen…Playmobile versus Lego zo kan ik dat het beste omschrijven.
AMARE heeft meerdere gebruikers; Het Residentieorkest het NDT, Het Conservatorium en Zuiderstrand Theater. Hoe gaat de communicatie onderling? Ik kan mij voorstellen dat dit best gecompliceerd zal zijn?
In termen van evenementen planning koppelen we met meerdere systemen omdat gebruikers onderling ook hun eigen software hebben bijvoorbeeld het residentieorkest werkt met OPAS (systeem voor orkesten). En de andere gebruikers hebben straks een portal toegang met iTheatre waarin ze inzicht hebben in de agenda en eventlijsten.
Langzaam gaat het bedrijfsleven weer open en zal ook de eventsector weer evenementen gaan plannen. Daarbij kan ik mij goed voorstellen dat AMARE de komende maanden ‘the hottest thing’ in de stad en regio zal zijn.
Dat mag je wel zeggen er hebben inmiddels al wat kleine events plaatsgevonden maar de boekingen komen nu dagelijks binnen. We zijn onze organisatie daarop aan het uitbreiden want het neemt een vlucht en er is veel vraag.
Het implementatie proces is nu min of meer voorbij. Je komt nu in een andere fase waarbij men daadwerkelijk gaat werken met de software.
Heb jij nog tips voor andere theaters die nog moeten beginnen met hun eigen opstart en integratie? Zouden er dingen zijn die je met de kennis van nu anders gedaan zou hebben?
Wat ik het allermoeilijkste vond was de vraag; hoe breng je je werkgroep in een zodanig abstracte modus waarbij ze de gedachte van ‘hoe werk ik nu’ kunnen ombuigen/ omdenken naar ‘hoe zou ik willen dat het gaat’. Daarbij opgemerkt dat het werken met dergelijke software niet alleen een planningsysteem is maar een hele werkwijze waar heel lang en goed over is nagedacht.
En de kunst is daarbij dat je je concentreert op de belangrijkste werkprocessen waarvan je zeker weet dat iTheatre daar leidend gaat zijn.
Dat is eigenlijk het grote vraagstuk dat je moet oplossen voordat je ook maar iets doet van inrichten. Je merkt ook dat je met de keuze van samenstelling van je werkgroep mensen moet verzamelen die in potentie de mogelijkheid hebben om goed te kunnen werken- en de affiniteit hebben met software. Daarnaast zijn we het implementatie proces in ons geval denk ik iets te vroeg gestart omdat veel werkwijzen en processen zich nu pas aan het vormen zijn. Ik ben ervan overtuigd dat wij de komende maanden als we wat verder onderweg zijn nog wel een consolidatiefase krijgen waarbij we een aantal zaken in de software wellicht wat anders moeten inrichten t.a.v. formulieren en rapporten.
Mede namens het hele team van ESB wensen wij iedereen van AMARE heel veel plezier en succes met het nieuwe gebouw dat nu al voelt als een culturele ‘hotspot’ waar iedereen in Nederland naartoe moet.
Wij zijn trots om voor zo’n mooie organisatie de planningsoftware leverancier te mogen zijn!
Rick Gemser
ESB – Event Software Benelux
© 2023 Event Software Benelux.