Insights

Onder Algemeen kunnen enkele algemene instellingen voor de software aangepast worden.

In de Systeeminstellingen | Algemeen | Seizoenen, kunnen de seizoenen aangemaakt en opgeslagen worden. Dit kan een jaarlijkse periode zijn, of een zelf uitgekozen periode die je binnen de organisatie als Seizoen bestempelt.

Nadat er op [Seizoenen] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte Seizoenen. In deze pagina kan er gesorteerd worden op naam van het Seizoen door rechts naast het woord Seizoen op het pijltje te klikken.

De Seizoenen komen terug in de selectie criteria in de rapporten, in series en in prijslijsten. Ook kan je op een seizoen filteren in de event- en projectlijst.

1. Een Seizoen toevoegen

Door op het [+] icoon te klikken, kan er een nieuw Seizoen toegevoegd worden.

Hierbij kan ingevoerd worden:

Seizoen – geef een unieke naam aan het Seizoen
Startdatum – geef een startdatum aan het Seizoen
Einddatum – geef een einddatum aan het Seizoen

In de Systeeminstellingen | Algemeen | Settings Sociale Netwerken, kan je de links naar de verschillende sociale netwerken van je organisatie toegevoegd worden.

Aan de linkerkant kan je de verschillende URL’s ingeven naar Sociale Netwerken. Dit kan simpelweg door de gewenste URL hier te kopiëren en op Opslaan te klikken.

Aan de rechterkant kan je, door op het [+] icoon te klikken, een nieuwe website-URL toevoegen.

Deze zijn hierna te zien op het Events Dashboard.

Een aantal algemene instellingen gericht op financiële componenten in de software kunnen gemaakt worden in de Systeeminstellingen | Financieel.

Deze instellingen kunnen gebruikt worden voor het maken van prijzen voor items, instellingen voor deals en kunnen gebruikt worden in koppelingen met (financiële) systemen.

Er zijn drie onderdelen in de menustructuur van Financieel.

In de Systeeminstellingen | Financieel | BTW, kunnen de BTW tarieven opgeslagen worden. Deze kunnen gebruikt worden om aan te geven wat het btw tarief is bij items, kosten en berekeningen in Deals en in rapporten.

Nadat er op [BTW] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte BTW tarieven. In deze pagina kan gefilterd worden op de naam en de waarde, door rechts boven in het [filter] een zoekcriterium te typen.

Op deze pagina kunnen de volgende acties gedaan worden.

1. Aanmaken BTW tarief
BTW tarief toevoegen wordt als volgt gedaan: klik op [toevoegen] links bovenin het scherm.

Er opent een pop-up waarin de volgende informatie toegevoegd kan worden:

• Naam (verplicht)
• Waarde (verplicht)

Tevens kan de lijst gesorteerd worden op naam of omschrijving, door rechts van de titel op het pijltje te klikken.

2. Wijzigen BTW tarief
Een BTW tarief kan gewijzigd worden door op het [bewerk] icoontje te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin de reeds opgeslagen informatie aangepast kan worden.

3. Verwijderen BTW tarief
Een BTW tarief kan verwijderd worden door op het [verwijder] icoontje te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin nogmaals bevestigd kan worden dat het geselecteerde tarief verwijderd kan worden.

! Let op !
Een BTW tarief kan niet verwijderd worden indien deze al is gekoppeld aan een item, zaal, dealtype berekening of dealkosten.

In de Systeeminstellingen | Financieel | Grootboekcodes Types, kunnen de Grootboekcodes types opgeslagen worden. Grootboekcode types zijn de types waaronder de grootboekcodes vallen.

Nadat er op [Grootboekcodes types] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte codes. In deze pagina kan gefilterd worden op de naam, de omschrijving en het type van de codes, door rechts boven in het [filter] een zoekcriterium te typen.

Tevens kan de lijst gesorteerd worden op naam of omschrijving, door rechts van de titel op het pijltje te klikken.

Op deze pagina kunnen de volgende acties gedaan worden.

1. Aanmaken grootboekcodetype
Grootboekcode type toevoegen wordt als volgt gedaan: klik op [toevoegen] links bovenin het scherm.

Er opent een pop-up waarin de volgende informatie toegevoegd kan worden:

• Naam (verplicht)
• kleur
• achtergrondkleur

2. Wijzigen grootboekcode
Een grootboekcode kan gewijzigd worden door op het [bewerk] icoontje te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin de reeds opgeslagen informatie aangepast kan worden.

3. Verwijderen grootboekcode
Een grootboekcodetype kan verwijderd worden door op het [verwijder] icoontje te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin nogmaals bevestigd kan worden dat de geselecteerde grootboekcode verwijderd kan worden.

! Let op 
Een grootboekcodetype kan niet verwijderd worden indien deze al is gekoppeld aan een grootboekcode.

In de Systeeminstellingen | Financieel | Grootboekcodes, kunnen de Grootboekcodes opgeslagen worden. Grootboekcodes worden gebruikt om een koppeling met de financiële software mogelijk te maken of in rapportage toe te kunnen voegen. Het ingeven van een grootboekcode is bij het aanmaken van een item verplicht. Indien de grootboekcodes niet gebruikt worden in jullie organisatie, kan er een niet bestaande code aangemaakt worden.

Nadat er op [Grootboekcodes] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte codes. In deze pagina kan gefilterd worden op de naam, de omschrijving en het type van de codes, door rechts boven in het [filter] een zoekcriterium te typen.

Tevens kan de lijst gesorteerd worden op naam of omschrijving, door rechts van de titel op het pijltje te klikken.

Op deze pagina kunnen de volgende acties gedaan worden.

1. Aanmaken grootboekcode
Grootboekcode toevoegen wordt als volgt gedaan: klik op [toevoegen] links bovenin het scherm.
Er opent een pop-up waarin de volgende informatie toegevoegd kan worden:

• Naam (verplicht)
• Omschrijving (verplicht)
• Type

2. Wijzigen grootboekcode
Een grootboekcode kan gewijzigd worden door op het [bewerk] icoontje te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin de reeds opgeslagen informatie aangepast kan worden.

3. Verwijderen grootboekcode
Een grootboekcode kan verwijderd worden door op het [verwijder] icoontje te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin nogmaals bevestigd kan worden dat de geselecteerde grootboekcode verwijderd kan worden.

! Let op
Een grootboekcode kan niet verwijderd worden indien deze al is gekoppeld aan een item, zaal, dealtype berekening of dealkosten.

In de software kunnen er verschillende rollen gemaakt worden.

Deze rollen bestaan uit rechten.

Een rol zou kunnen zijn ‘Programmeur’ of ‘Marketing’ maar kan ook ‘Alleen lezen’ of ‘Admin’ zijn.
Dit hangt van de inrichting van de rollen binnen jullie organisatie af.

ESB zal advies geven om rollen te maken, uitgangspunten hierbij zijn bijvoorbeeld;

• Welke werkzaamheden moet een bepaalde gebruiker in de software kunnen doen?
• Welke taken zijn er in een procesflow en aan wie worden deze gekoppeld? Bijv. een taak wordt gekoppeld aan een persoon of aan een rol ‘Marketing’ en niet aan een rol ‘Admin’ of ‘Alleen lezen’.
• Welke functie heeft een gebruiker en welke informatie mag daarbij zichtbaar zijn?

Een recht is bijvoorbeeld;

• Het mogen wijzigen van events
• Het mogen aanmaken van een tag
• De deals kunnen zien

Een gebruiker heeft één standaard rol, maar kan in uitzonderlijke gevallen meerdere rollen toegekend krijgen. Bijvoorbeeld als de medewerker programmeur is maar ook directielid. Deze persoon heeft de rol ‘Programmeur’ en ‘Directie’, maar logt standaard in onder de rol ‘Directie’.

1. Rollen Toevoegen

De rollen kunnen worden aangemaakt en gewijzigd in: Systeeminstellingen | Rollen | Rollen.

Klik op het [+] icoon om een rol toe te voegen.

Bij het maken van een rol moet er bepaald worden of deze rol een ‘Admin’ of een ‘Alleen lezen’ rol is.

• Admin: Iemand die in de systeeminstellingen dingen mag wijzigen en eigenlijk alle rechten heeft.
• Alleen lezen: deze persoon mag niets wijzigen, alleen inzien.

Rechten per rol

Als er een rol is aangemaakt kan er per rol bepaald worden wat de rechten zijn.

In de rechten van de rollen kunnen enkele rechten toegekend worden. De rechten voor de verschillende modules in de software, kunnen onder de systeeminstellingen | rechten van de verschillende specifieke modules ingericht worden.

! Let op; iemand met een ‘alleen lezen’ rol zal altijd alleen alles mogen inzien en niet mogen wijzigen.

In de software zijn een aantal standaard rapporten beschikbaar, daarnaast kunnen er maatwerkrapporten gemaakt worden op verzoek van de klant.

Deze rapporten worden beschikbaar gemaakt in de Systeeminstellingen | Rapporten.

Nadat er op [Rapporten] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds toegevoegde rapporten. In deze pagina kan gezocht worden in de lijst met rapporten door rechtsboven in het zoekveld te typen.

Tevens kan de lijst gesorteerd worden op naam of het pad waarop de rapporten zijn opgeslagen, door rechts van de titel op het pijltje te klikken.

In deze lijst kunnen rapporten op de juiste volgorde worden gesleept, worden verwijderd, gewijzigd en worden toegevoegd.

1. Toevoegen Rapport

Door op het [+] icoon te klikken kan er een rapport toegevoegd worden. Doorgaans wordt dit door het reporting team van ESB gedaan. Er opent dan een pop-up waar de volgende informatie wordt ingevuld:

Naam: geef hier een unieke en duidelijk herkenbare naam aan het rapport
Pad: selecteer hier het juiste pad naar de bestandslocatie van het rapport.
Type: geef hier aan vanaf welke plek in de software het rapport uitgevoerd kan worden. de verschillende types zijn:

• CRM Details – in de CRM details pagina te openen
• Dashboard – op het eventdashboard te openen
• Eventdetails – deze rapporten tonen ook in het i-tje van de events
• Eventselectie
• Projectdetails – in de projectdetails pagina te openen
• Itemdetails
• Collega´s dashboard

2. Uitvoer opties

De uitvoer van de rapporten kan in twee vormen  ingesteld worden:

• Toon het rapport in een venster: er wordt eerst een preview gemaakt van het rapport en deze kan vervolgens geëxporteerd worden naar diverse formaten, bijvoorbeeld Excel, PDF en CSV.
• Exporteer naar een specifiek formaat: er wordt geen preview venster geopend en het rapport wordt altijd direct uitgevoerd naar het geselecteerde formaat.

3. Wijzigen rapport

Door op het wijzig icoon te drukken in de lijst met rapporten, kan er een wijziging worden opgeslagen.
De wijzigingen die door de gebruiker gemaakt kunnen worden zijn:

• naam
• uitvoer opties

Standaard teksten zijn voor gedefinieerde teksten die gebruikt kunnen worden in rapport specificaties of in extra data velden van het type ‘memo velden’.

Deze teksten kunnen geselecteerd worden in de memovelden, zodat voor gedefinieerde informatie direct toegevoegd wordt in het memoveld. Deze tekst kan in het memoveld aangepast/ aangevuld worden.

In het gebruik van rapporten kunnen standaard teksten in de instellingen ingevoerd worden, zodat de systeem admin gebruikers eventuele tekstuele aanpassingen in rapporten aangepast kunnen worden via de systeeminstellingen aangepast kunnen worden.

In de Systeeminstellingen | Standaard teksten | Standaard teksten tags, kunnen de tags opgeslagen worden die gebruikt worden voor de standaard teksten. Deze kunnen gebruikt worden om bij de extra datavelden aan te geven welke getoond mogen worden en om de teksten te groeperen.

Nadat er op [standaard teksten tags] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte tags. In deze pagina gesorteerd worden op naam van de tags en gezocht worden op de tags, door rechts boven in het [zoeken] een zoekcriterium te typen.
Tevens kan de lijst in volgorde gesleept worden, kunnen er tags verwijderd en bewerkt worden en tags toe te voegen.

Standaard teksten tags toevoegen

Door op het [+] icoon te klikken, kunnen de standaard teksten tags toegevoegd worden.

Hierbij kan ingevoerd worden:
Naam – geef een unieke naam aan de tag
Kleur – geef eventueel een kleur aan de letters van de tag
Achtergrondkleur – geef eventueel een achtergrondkleur aan de tags

In de Systeeminstellingen | Standaard teksten | Standaard teksten, kunnen de standaard teksten opgeslagen worden.

Nadat er op [standaard teksten] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte standaard teksten. In deze pagina kan gesorteerd worden op naam van de teksten en gezocht worden op de teksten, door rechts boven in het [zoeken] een zoekcriterium te typen.

Tevens kan de lijst in volgorde gesleept worden, kunnen er teksten verwijderd en bewerkt worden en kunnen er teksten toegevoegd worden.

Standaard teksten toevoegen

Door op het [+] icoon te klikken, kunnen de standaard teksten tags toegevoegd worden.

Hierbij kan ingevoerd worden:
Naam – geef een unieke naam aan de tag
Tag – geef een tag aan de standaard teksten
Memo – geef hier de standaard tekst in, eventueel met opmaak.  

In de Systeeminstellingen | Documenten | Documenten tags, kunnen de tags opgeslagen worden die gebruikt worden voor documenten. Deze kunnen gebruikt worden om de documenten die toegevoegd worden te groeperen of om er rechten toe te kennen.   

Nadat er op [documenten tags] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte tags. In deze pagina gesorteerd worden op naam van de tags en gezocht worden op de tags, door rechts boven in het [zoeken] een zoekcriterium te typen.   

Tevens kan de lijst in volgorde gesleept worden, kunnen er tags verwijderd en bewerkt worden en tags toe te voegen. 

Door op het [+] icoon te klikken, kunnen de standaard teksten tags toegevoegd worden.

Hierbij kan ingevoerd worden:
Naam – geef een unieke naam aan de tag
Kleur – geef eventueel een kleur aan de letters van de tag
Achtergrondkleur – geef eventueel een achtergrondkleur aan de tags

In de software maken we gebruik van extra data.

Extra data zijn velden en veldgroepen die zelf aan te maken zijn om extra informatie bij events, projecten, personen of items te kunnen opslaan. Voorheen heette de extra data de UDP’s (User Defined Pages).

De Extra data bestaat uit 4 niveaus:

1. Sectie: bestaan uit Formulieren
2. Formulier: bestaat uit veldengroepen
3. Veldengroep: bestaat uit velden
4. Veld(en)

Om extra data formulieren te kunnen aanmaken moet je eerst een sectie aanmaken.

Als de sectie is aangemaakt kan je een formulier aanmaken door in de systeeminstellingen naar Extra Data te gaan.

Hier bepaal de je volgende informatie:

• Naam van het formulier
• Target
• Sectie
• Tags (optioneel), voor wat voor eventtype beschikbaar?
• Ruimtes (optioneel), inwelke ruimte beschikbaar?

Zodra de sectie en het formulier is aangemaakt kunnen de veldengroepen worden gedefinieerd en gemaakt.

Door op + Nieuwe sectie te klikken kan je een nieuwe veldengroep aanmaken.

Veldengroepen kan je onder elkaar aanmaken maar ook naast elkaar. Let wel, dit is een van de weinige gedeeltes in de software die wijzigingen niet automatisch opslaat, hier moet je dus op bijwerken klikken.

De veldengroepen vul je met velden die je zelf aanmaakt. Deze velden hebben een Naam en een type.

Onderstaande types zijn mogelijk:

Numeriek : getal, met decimalen
Datum : Datumveld
Tijd : Tijdveld
Valuta : Geld/ Euro
Hyperlink : Link
Integer : getal, zonder decimalen
Textbox : Tekstveld
Memo : Memoveld met opmaak in HTML
Aanvinklijst : multiple choice waarbij je meerdere kunt aanvinken
Uitklaplijst : Multiple choice met 1 keuze
CRM Automatisch aanvullen : CRM zoekveld
Ja/Nee aanvink : Ja of Nee
Radio : Rondje/ Radio

Op het moment dat je een aanvinklijst of een uitklaplijst kiest kan je bij de Waardes bepalen welke waardes er in de opties moeten komen.

Zodra de velden zijn aangemaakt kan je deze nog verplaatsen, dit doe je door middel van Drag en Drop.

De velden en veldengroepen krijgen een ID op het moment dat je deze opslaat, dit is het ID dat wordt gebruikt bij het specificeren van bijvoorbeeld rapportages.

De rechten van de extra data zitten op het Formulier niveau. Zodra iemand het recht heeft op dit formulier kan een persoon deze zien en wijzigen (data invoeren). Dit geldt niet voor de alleen lezen rol, deze mag in de software alleen zien en niets wijzigen.

Het is mogelijk om formulier toe te passen afhankelijk van ruimtes en tags. Zodoende kan je er voor kiezen om een bepaald formulier alleen te tonen indien het event geboekt is op de Grote Zaal of als het event de Eventtag ‘Voorstelling’ heeft.

In de Systeeminstellingen | Procesflow, kunnen de procesflows opgeslagen worden. Deze kunnen gebruikt worden om aan een event te koppelen. Indien een procesflow aan een event gekoppeld is, kan het inzicht geven in de voortgang van de werkzaamheden rondom een event. Zodra een boeking wordt gemaakt zijn er verschillende stappen en taken die uitgevoerd moeten worden, om de details over een boeking te verrijken. De procesflow kan een hulpmiddel hierbij zijn en voor verschillende afdelingen ingezet worden. De procesflow zet taken klaar, zodat de verschillende afdelingen zicht hebben op wat er moet gebeuren, door wie en wanneer, maar ook wat reeds afgehandeld is.

Voor verschillende soorten boekingen kunnen verschillende procesflows aangemaakt worden. Bijvoorbeeld voor (commerciële) verhuringen of voorstellingen.

Nadat er op [Procesflow] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte flows. In deze pagina kan gezocht worden op de naam en de details, door rechts boven in het zoekveld een zoekcriterium te typen.

Tevens kan de lijst gesorteerd worden op naam of details, door rechts van de titel op het pijltje te klikken.

Op deze pagina kunnen de volgende acties gedaan worden.

1. Aanmaken Procesflow

Een procesflow toevoegen wordt als volgt gedaan: klik op [toevoegen] links bovenin het scherm.
Er opent een pop-up waarin de volgende informatie toegevoegd kan worden:

• Naam (verplicht); geef een unieke naam aan de flow.
• Code (verplicht); geef een unieke korte code
• Omschrijving

2. Wijzigen procesflow

Een procesflow kan gewijzigd worden door op het [bewerk] icoontje te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin de reeds opgeslagen informatie aangepast kan worden. Deze informatie bestaat uit de details, die in de stap van het aanmaken van de procesflow opgeslagen worden en de stappen met bijbehorende taken. Tevens kunnen in het volgende tabblad [Stappen] de procesflow stappen toegevoegd worden.

3. Stappen en taken toevoegen

3.1 Stappen

Klik voor het toevoegen van een procesflowstap op de knop [toevoegen procesflow stap].
Er opent een popup schem waarin de stap toegevoegd kan worden.
Hierbij wordt aangegeven:

• Naam: geef een unieke naam aan de procesflow stap
• Omschrijving: eventueel een omschrijving.
• Conditionele logica: indien de procesflow stap pas geactiveerd mag worden, nadat een andere stap is afgerond, dan kan dat hier ingesteld worden. Concreet betekent dit dat bepaalde taken pas afgerond mogen worden als de vorige zijn afgemaakt. Dit is niet verplicht, taken uit verschillende stappen kunnen ook parallel aan elkaar afgerond worden.

De volgende stap bij het aanmaken van procesflowstappen, is eventueel rollen en rechten toekennen. Deze zijn van toepassing als ook de itemsmodule wordt gebruikt.

in de stap rechten en rollen kan ingesteld worden welke kolommen in het items Boekingen scherm zichtbaar zijn, als de procesflow zich in een bepaalde stap bevindt.

Hierin kan onderscheid gemaakt worden tussen het mogen lezen of wijzigen van de kolommen.

De rechtenstructuur van de itemsmodule zelf is ook van toepassing voor de gebruikers, dus als een gebruikersrol geen rechten heeft op de kolom korting, maar deze wel zichtbaar is in de procesflow stap, dan zal de gebruiker de kolom niet zien.

Deze inrichting kan gebruikt worden om de items tabel overzichtelijk en relevant te maken in alle verschillende stappen van het items boekings proces.

3.2 Taken

Nadat de stappen zijn gedefinieerd, kunnen de taken toegevoegd worden.
Klap hiervoor het takenlijstje van een bepaalde stap uit, dit zal bestaan uit 0 taken als de stap zojuist is aangemaakt.
Klik op +Taken om een nieuwe taak toe te voegen.

Er opent een pop-up scherm met daarin de mogelijkheid om een taak aan te maken.

Geef hierbij aan:

• Titel: naam van de taak
• Type: geef het type taak aan.
  Let op: deze moeten aangemaakt zijn in de systeeminstellingen: Taken | types

• Omschrijving: geef een korte uitleg over de taak.
  Let op: deze zijn standaard en moeten aangemaakt zijn in de systeeminstellingen Taken | omschrijvingen.
  Dit is wat toont als de procesflow toegevoegd is aan een event. Of de taakomschrijving die in het volgende veld toegevoegd kan worden.
• Taakomschrijving; geef een korte uitleg over de taak. Let op: dit is wat toont als de procesflow toegevoegd is aan een event. Of de taakomschrijving die in het vorige veld toegevoegd kan worden.
• Belangrijkheid – geef eventueel aan hoe belangrijk de taak is.
• Target – geef aan of het een event, project of CRM taak is.
• Eventdatum opties – selecteer de afhankelijkheid van het event, om aan te geven wanneer de taak afgerond moet zijn.
• Aantal dagen – geef het aantal dagen aan
• Voor/na – geef aan de taak het hierboven genoemde aantal dagen voor of na het event afgerond moet zijn.
• Waarschuwing 1 – geef eventueel aan of er een waarschuwing voor het verlopen van de taak gegenereerd moet worden.
• Waarschuwing 2 – geef eventueel aan of er een waarschuwing voor het verlopen van de taak gegenereerd moet worden.

De volgende stap bij het aanmaken van procesflowtaken, is het toekennen van de taak aan een rol/ crm. Dit wordt gedaan in de volgende stap ‘rollen en rechten’.

4. Verwijderen procesflow

Een procesflow kan verwijderd worden door op het [verwijder] icoontje te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin nogmaals bevestigd kan worden dat het geselecteerde tarief verwijderd kan worden.

Let op:
Een BTW tarief kan niet verwijderd worden indien deze al is gekoppeld aan een item, zaal, dealtype berekening of dealkosten.

In de software is het mogelijk om materialen te boeken die bijvoorbeeld op een offerte, een draaiboek of een factuur geprint worden.

Aan deze materialen, items, zijn prijzen, eenheden, kortingen en een voorraad gekoppeld.

1. Een item aanmaken

Nadat er op Systeeminstellingen | Items | Item is geklikt, opent de lijst met reeds aangemaakte items. Deze staan gesorteerd op itemtag en alle items van dezelfde tag kunnen uitgeklapt worden om de lijst van items te tonen.

Een item kan aangemaakt worden door op het [+] icoon te klikken. Er opent een pop-up scherm waarin de informatie over het item omgeslagen kan worden.

Deze informatie is de volgende:

• Naam: geef een unieke naam aan het item. Deze toont in de item boeking schermen en wordt standaard gebruikt in rapporten.
• Omschrijving: eventuele interne of juist externe omschrijving van het item. Deze kan bijvoorbeeld gebruikt worden om te printen op offertes.
• Korte code: geef een afkorting van de itemnaam. Deze kan eventueel gebruikt worden in rapportage.
• BTW: geef het btw tarief aan dat standaard gebruikt wordt in de boekingen. Dit tarief kan overschreven worden in de boeking van het item.

Let op, deze tarieven moeten wel aangemaakt zijn in Systeeminstellingen | Financieel | BTW

• Grootboekcode: geef de grootboekcode aan van het item. Deze kan gebruikt worden in koppelingen met financiële systemen en eventuele rapportage.

Let op: dit is een verplicht veld. Ook als de grootboekcodes niet gebuikt worden, moet hier een code ingevuld worden.

De grootboekcodes kunnen aangemaakt worden in de systeeminstellingen | Financieel | grootboekcodes.

• Eenheid: geef hier de standaard eenheid aan van het item.

Let op, de eenheden moeten reeds aangemaakt zijn. Dit kan gedaan worden in de systeeminstellingen | Items | eenheden.

• Notitie: eventueel kan hier een notitie toegevoegd worden.
• Actief: dit geeft aan of het item geboekt mag worden of niet.
• Voorraad: geef hier aan of het een voorraad artikel betreft. Hierin zijn verschillende optie mogelijk:
  • Geen eigen voorraad: het artikel wordt altijd besteld.
  • Eigen voorraad: er is voorraad van aanwezig in het theater. Er kan een aantal ingegeven worden van deze eigen voorraad, na selecteren van deze optie.

Tevens kan aangegeven worden of de voorraad consumeerbaar is of niet. Dat wil zeggen;

• wordt de voorraad opgemaakt bij gebruik ervan? – consumeerbaar. Bijvoorbeeld: flesjes water of uitrijkaarten voor een garage.
• of gaat het weer terug in de voorraad? – niet consumeerbaar. Bijvoorbeeld: plaatsen van podiumstukken of een rode loper.
• Ongelimiteerde voorraad: de voorraad beperkt zich niet tot een bepaald aantal.

Nb. Bij het boeken van een voorraad artikel, zal het systeem de gebruiker wijzen op de hoeveelheid voorraad die er nog is van een bepaald artikel. Ook als er geen voorraad meer is van een artikel, kan het geboekt worden.

2. Prijzen toekennen aan items

Nadat een item is aangemaakt, kunnen de prijzen toegekend worden aan de items. Open hiervoor het item detail scherm, door te klikken op: Systeeminstellingen | Items | Item en open het gewenste item.

Een item detailscherm opent.

Klik op prijslijst | Toevoegen om prijzen aan het item toe te voegen. Selecteer hierbij eerst een prijslijst en het seizoen. Daarna kunnen de prijzen ingevuld worden. Geef hierbij aan:

• Eenheid: de eenheid van het item in, voor deze specifieke prijs;
• Instellingen: de prijs kan specifiek gemaakt worden voor bepaalde instellingen, die gebaseerd zijn op verschillende tags van: projecten, events, crm en ruimtes.

Klik hiervoor op het [connectie icoon] dat verschijnt als er over de kolom van instellingen gehovert wordt. hier kan bijvoorbeeld aangegeven worden dat een prijs alleen geldig is voor commerciële verhuringen.

• Kostprijs: de vaste verrekenprijs van het artikel, op basis waarvan winstmarges berekend kunnen worden.
• Standaardprijs: de standaard prijs van het item.
• Prijs: de prijs die geldt voor het betreffende
• Btw excl.: vink aan of de prijs inclusief of exclusief btw is.
• Btw%: geef het btw tarief aan.

Om een item aan te maken moet er eerst een itemtag zijn. Een itemtag is een categorie van items. Denk hierbij aan Techniek, Facilitair, Catering etc.

Als de item tag is aangemaakt moeten de eenheden gemaakt worden.
Bij de eenheden bepaal je in wat voor eenheden er geoffreerd moet worden, of wat de eenheid van de voorraad artikelen zijn.

Voorbeelden zijn: Stuk, Fles, Uur, dagdeel, 2 dagdelen, dag, persoon, etc.

Bij het aanmaken van een eenheid kan je bepalen wat de tijdsperiode is m.b.t. deze eenheid.

Er zijn hierin 3 opties:

• Per Uur: hierbij kan de gebruiker handmatig het aantal uren ingeven
• Per boekingsuur: hierbij rekent iTheatre met de boekingsuren van de events
• Per werkelijke boekingsuren: hierbij rekent iTheatre met de ruimte planning begin- en eindtijd.

De berekening die hierbij gemaakt wordt is het aantal * tijdsperiode. Dit kan bijvoorbeeld ingezet worden bij het berekenen van de kosten voor het inhuren van personeel.

4 personeelsleden (aantal) * 6 uur (per uur).

Op het moment dat je een prijslijst wilt aanmaken bij een item moet de prijslijst eerst bestaan.

Deze maak je aan door:

• Maak de seizoenen
• Maak de prijslijst
• Koppel de prijslijst in het item aan de seizoen.

In de prijslijst bepaal je voor welke periode (seizoen) welke prijs wordt gehanteerd voor het item.

Boekingsstatussen kunnen worden gebruikt om bij een item de boeking aan te geven wat de status van deze item boeking is.

Deze kan gebruikt worden om aan te geven in hoeverre de klant het item aangeboden heeft gekregen en akkoord heeft gegeven op het item. In sommige gevallen zullen items niet gekozen worden of wordt er iets anders aangeboden, in dit geval kan een item met de boekingsstatus geannuleerd worden. zo blijft het item wel in het overzicht staan om historie te onthouden, maar kan uitgesloten worden van de offerte of factuur.

Orderstatussen kunnen worden gebruikt om bij een item de boeking aan te geven wat de orderstatus van deze item boeking is. Het kan gebruikt worden voor middelen of diensten die niet in eigen voorraad zijn en besteld moeten worden bij leveranciers. Deze bestelling kan een status krijgen, bijvoorbeeld onderstaande.

Om een deal te kunnen maken moeten er een aantal algemene instellingen gedaan worden, die gebruikt kunnen bij het aanmaken van de deals. De volgende instellingen zijn relevant voor het gebruik van de Deals.

1. Grootboekcodes (onder Financieel in te stellen)
2. BTW (onder Financieel in te stellen)
3. Prijstypes
4. Prijsrangen
5. Dealcategorieën

Onderstaande volgorde zou de volgorde moeten zijn in welke je de deals aanmaakt in de systeeminstellingen.

1. Definieer hier de financiële afspraken (eventueel: op basis van omzet door (geschatte) kaartverkoop, rekenvariabelen en kosten)
2. Kaartprijsrangen op basis waarvan begrotingen gemaakt worden
3. Kaartprijstypes op basis waarvan begrotingen gemaakt worden
4. Categoriëen op basis waarvan dealberekeningen gesorteerd kunnen worden
5. Definieer soort deal
6. Stel een te selecteren deal in het event samen. Let op: zaalplattegronden moeten aangemaakt zijn in de ruimtes)
7. Stel hier de lees of schrijf rechten in.

Dealtypes zijn de basis van een Deal die gemaakt kan worden in de software. Hierin wordt vastgelegd met welke vaste waarden, kosten & inkomsten en rekenregels een deal gemaakt wordt. Aan de hand van een dealtype wordt vervolgens een dealsjabloon gemaakt, welke toegevoegd kan worden aan een deal.

Het aanmaken van een dealtype wordt gedaan in een aantal stappen en in de Systeeminstellingen.

Klik hiervoor in het linker menu op Instellingen | Deals | Dealtypes.

Nadat er op [Dealtype] geklikt is, opent er een overzicht met alle reeds aangemaakte Dealtypes. In deze pagina kan gefilterd worden op de naam, door rechts boven in het [filter] een zoekcriterium te typen.

Tevens kan de lijst:

• gesorteerd worden op naam, door rechts van de titel op het pijltje te klikken.
• gefilterd worden op naam, door in het filter rechts boven een naam te typen.
• In de goede volgorde gesleept worden, door de prijstypes op te pakken en te verplaatsen naar de juiste plek.

Op deze pagina kunnen de volgende acties gedaan worden.

Toevoegen Dealtype

Nadat er op [+] geklikt is, opent er een pop-up met daarin verschillende tabbladen die ingevuld kunnen worden. Het eerste tabblad is het de details pagina.

1. Geef hier de naam en eventuele omschrijving van de deal
2. Vaste variabelen waarmee gerekend wordt
3. Definieer hier de variabelen waarmee gerekend wordt
4. Definieer hier de kosten- of inkomstenposten waarmee gerekend wordt
5. Definieer hier de dealberekeningen
6. Definieer hier de weergave van de parameters, kostenposten en berekeningen in het event
7. Definieer hier een beknopt overzicht van de belangrijkste berekeningen

Systeemparameters

1. omzet (uit kaartverkoopsysteem)
2. totaal aantal verkochte kaarten
3. prijs op basis waarvan overige kaartprijzen berekend kunnen worden. Indien gedefinieerd in de zaalplattegronden van de ruimte
4. parameter om niet voorgedefinieerde inkomsten in een deal toe te kunnen voegen
5. parameter om niet voorgedefinieerde kosten in een deal toe te kunnen voegen

Parameters

1. voeg een nieuwe parameter toe
2. korte code die zichtbaar is in de berekeningen
3. type: geef aan of de parameter rekent als een percentage, aantal of bedrag, of rekent met de waarden uit de zaalplattegronden. 1 of meer standaard waarden kunnen ingegeven worden.
4. geef aan of de gebruiker die de deal toevoegd aan een event, de waarde mag aanpassen of verplicht moet invullen.

Kosten

1. Voeg een nieuwe kosten- of inkomstenpost toe
2. Korte code die zichtbaar is in de berekeningen
3. Type: geeft aan of het inkomsten of kosten zijn.
4. Standaardwaarde, indien niet bekend, vul dan €0,00 in
5. Geef een eventuele grootboekcode aan, waarop de inkomsten of kosten geboekt worden. let op: de grootboekcodes moeten aangemaakt zijn in de Financiële instellingen.
6. Geef aan of de gebruiker die de deal toevoegt aan een event, de waarde mag aanpassen of verplicht moet invullen.

Berekeningen

1. voeg een nieuwe berekening toe. Hiermee kunnen tevens andere berekeningen gemaakt worden.
2. korte code die zichtbaar is in de berekeningen
3. dealcategorie: geeft aan bij welke groep berekeningen deze hoort.
4. type: Geef aan aan of de uitkomst van de berekening een percentage, aantal of bedrag is of onderdeel is van de zaalplattegrond.
5. Geef een eventuele grootboekcode aan, waarop de uitkomst van de berekening geboekt wordt. Let op: de grootboekcodes moeten aangemaakt zijn in de Financiële instellingen.
6. Geef aan of de berekening in- of exclusief btw is en welk percentage dit is. Let op: de BTW tarieven moeten aangemaakt zijn in de Financiële instellingen.
7. Deze notitie is zichtbaar in het berekeningen overzicht in de systeeminstellingen.
8. Klap de verschillende categorieën open om de berekeningen te maken. Klik op een chip en deze verschijnt in de berekeningen kolom ernaast.
   Let op: indien de berekening onjuist is of de uitkomst mogelijk is dat er gedeeld wordt door 0, dan wordt het niet opgeslagen. Tevens kan er alleen gerekend worden met een andere berekening, indien deze boven de berekening staat waarin deze gebruikt wordt.

Views

1. Geeft aan welke informatie zichtbaar is in het scherm, indien een deal is toegevoegd aan het scherm. Let op: (ad-hoc-) kosten en inkomsten kunnen hier in het scherm toegevoegd worden, zodat ze ingevuld kunnen worden in de dealberekeningen.
   Er ontstaat een collapse als twee of meer berekeningen op elkaar gesleept worden.
2. Sleep vanaf deze categorieën de gewenste parameters/ kosten/ berekeningen naar de huidige weergave, links.

Resultaat

1. Selecteer de belangrijkste berekeningen gericht op omzetberekeningen. Deze informatie toont op het tabblad [Details] en [Kaarten en Prijzen] in het event.
   De berekening van het <resultaat> wordt vergeleken met het mogelijk in te vullen richtmarge. Dit richtmarge wordt in het dealsjabloon opgeslagen.
2. Selecteer de belangrijkste berekeningen gericht op aantallen kaarten. Deze informatie toont op het tabblad [Details] in het event.

Een dealsjabloon is de combinatie van een dealtype en zaalplattegrond, dat geselecteerd kan worden in een event, zodra de deal wordt toegevoegd. In het event kan de zaalplattegrond vervolgens gewijzigd worden.
Een dealsjabloon kan toegevoegd worden in de systeeminstellingen onder: Deals | Dealsjablonen

Klik op het +icon om een sjabloon toe te voegen.

1. Details:
   Geef het dealsjabloon hier een unieke naam, selecteer het dealtype en de ruimte waarvoor het sjabloon gemaakt wordt. Voeg eventueel een omschrijving toe.
   
2. Parameters:
   De parameters uit het geselecteerde dealtype worden hier getoond. Overschrijf hier eventueel de standaard waarden, die specifiek voor dit sjabloon afwijken van de standaard in het dealtype.
   Tevens kan hier bepaald worden dat bepaalde parameters vergrendeld zijn of vereist.Vergrendeld – de gebruiker mag deze parameter niet aanpassen, zodra deze is toegevoegd in de deal.Vereist – de gebruiker ziet een [*] bij de parameters in het event, zodat het duidelijk is dat hier een waarde ingevuld moet worden.
3. Kosten:
   De kostenposten uit het geselecteerde dealtype worden hier getoond. Overschrijf hier eventueel de standaard waarden, die specifiek voor dit sjabloon afwijken van de standaard in het dealtype.Specifieke kosten voor dit sjabloon kunnen hier toegevoegd worden, als extra post.Tevens kan hier bepaald worden dat bepaalde kostenposten vergrendeld zijn of vereist.Vergrendeld – de gebruiker mag deze parameter niet aanpassen, zodra deze is toegevoegd in de deal.Vereist – de gebruiker ziet een [*] bij de parameters in het event, zodat het duidelijk is dat hier een waarde ingevuld moet worden.
4. Prijzen & Rangen:
   Hier kunnen de details over de verwachting van de te verkopen kaarten ingesteld worden.Sjabloon: selecteer hier de zaalplattegrond van de geselecteerde zaal, die je wilt koppelen aan het sjabloonBasisprijs: geef hier eventueel een standaard basisprijs in, die standaard wordt toegevoegd aan de deal, bij het toekennen van het sjabloon. – deze kan overschreven worden.Richtmarge: geef hier aan welke omzet behaald moet worden, bij het selecteren van dit sjabloon.Prijstabel: geef hier eventueel aan hoeveel kaarten standaard verwacht wordt verkocht te worden. overschrijf hier eventueel het standaard percentage van de kaartprijs, die berekend wordt op basis van de basisprijs.In de derde en vierde kolom van de tabel is zichtbaar wat de verwachte kaartverkoopprijs en omzet is, in het standaard sjabloon. Deze waarden kunnen in de deal die toegevoegd is in het event gewijzigd worden.

Door naar je eigen account te gaan kan je wijzigingen doorvoeren zoals het instellen van filters of agenda instellingen.

Indien je een extra filter wilt aanmaken die voor de hele rol toegankelijk moet zijn in het Dashboard en de Eventlijst dan kan je deze aanmaken bij;

Systeeminstellingen > Events > Filters

Hier kan je op dezelfde manier een filter maken als in de eventlijst en deze maak je zodoende beschikbaar per rol. Als deze is aangemaakt kan je hem instellen bij je account.

Als je op Internet zoekt naar de term Rapport is het aantal hits overweldigend. Wat wij bedoelen is de uitvoer van data, vaak in een bepaald formaat. Dit kan bijvoorbeeld een lijst zijn of een brief.
De meest gangbare formaten zijn Word, Excel, PowerPoint, PDF en meer technische formaten als CSV en XML.

Veel voorkomende rapporten zijn bijvoorbeeld Offertes, Draaiboeken, Evaluatieformulieren, Catering uitvragen en Contracten.

In de software zijn diverse Standaardrapporten beschikbaar en er is een API Feed waarmee je data kunt benaderen in bijvoorbeeld Excel of je BI tool. Vaak zijn er ook maatwerkrapporten, dit zijn rapporten die wij op maat maken specifiek voor jullie.

Er zijn veel maatwerkrapporten ontwikkeld en het is verstandig om met andere gebruikers te spreken om te zien of er rapporten zijn die jij ook kunt gebruiken in je organisatie. Ook kun je ons vragen naar voorbeelden. Wij kunnen deze niet altijd laten zien omdat hiervoor toestemming moet zijn van de gebruikers die het rapport hebben laten ontwikkelen.

In het dashboard kan je een Rapport draaien die ‘Extra data’ heet.
Dit rapport toont alle secties, formulieren en velden die beschikbaar zijn in de software.

Deze kan je gebruiken bij het specificeren van rapportages maar ook als er wijzigingen nodig zijn en/of support nodig is.

Gebruikers vragen bijvoorbeeld naar een weeklijst, een draaiboek of een contract.
Wat ze dan precies bedoelen moet bepaald worden. In elk geval is er een rapportwens. Vaak hebben gebruikers een specifiek idee over de lay-out en de content. Als de standaardrapporten niet voldoen kan er een maatwerkrapport gemaakt worden.

Maar hoe breng je nu in kaart wat de wens echt is?

Dit vergt vaak tijd want een gebruiker geeft je waarschijnlijk wel wat voorbeelden, maar geen details.

Als je in kaart hebt wat de gebruiker wil, kun je een nieuw rapport aanvragen. Uiteraard moet hiervoor een budget zijn maar allereerst moet je weten hoe je een rapport aanvraagt.

Als je een nieuw rapport aanvraagt is het precies alsof je iets nieuws gaat kopen. Het rapport hangt natuurlijk niet in het rek en ligt ook niet op de plank dus je zult ons moeten vertellen wat het rapport moet doen. <ik wil een rode auto komt ongeveer overeen met ik wil een draaiboek>

De wens moet omgezet worden in een specificatie. Een maatwerkrapport is een project.

De aanvraag kan via Teams, Zendesk, mail of bel even en overleg erover. Er is een projectleider of assistent projectleider bij ESB nodig om dit nieuwe rapport te beoordelen en hiervoor een Rapport PID te maken en de specificatie te beoordelen. De projectleider neemt de opdracht aan en gaat er mee aan de slag. Maar allereerst moet er dus een specificatie zijn.

Heel in het kort is een specificatie een beschrijving van wat het rapport onder welke condities moet doen. Dat klinkt eenvoudig maar in de praktijk kun dit je van een gebruiker niet verwachten. Dit is vaak het werk van de applicatiebeheerder of van een consultant. Het is immers maatwerk.

Enkele belangrijke punten die minimaal terug moeten komen in de specificatie zijn:

a. De naamgeving
Zorg ervoor dat het rapport een naam heeft.  De naam moet niet te lang zijn en zeker ook niet te persoonlijk dus niet “Weeklijst voor Pietje” maar wel bijvoorbeeld “Weeklijst afdeling Techniek”

 b. Go live
Wanneer moet het rapport operationeel zijn?

 c. Testen
Wat zijn de testscenario’s?  Wie gaat het rapport testen?  Wat is de start en einddatum van het testproces? Zijn er testevents aanwezig of wie maakt deze aan?

 d. Aanvrager
Wie vraagt het rapport aan – welke afdeling? Is de Specificatie akkoord bevonden door de aanvrager?

Wie gaat het rapport accorderen? Wie gaat het rapport gebruiken?

e. Beschrijving
Wat moet het rapport onder welke condities gaan doen? Een korte volledige beschrijving is nodig.

f. Formaat
In welk formaat moet de uitvoer beschikbaar zijn? Is er een voorbeeld van de gewenste uitvoer?

Is in dit voorbeeld precies vastgelegd ook welke data waar vandaan moet komen?

Is het Rapport in meerdere talen nodig, zo ja welke? Zijn er logo’s of plaatjes of een bepaald lettertype?

g. Frequentie
Hoe vaak wordt het rapport gebruikt?

Moet het rapport automatisch gemaild worden?  En zo ja naar wie en wanneer?

Een rapport geeft al gauw uitvoer maar het is belangrijk dat het maatwerkrapport goed getest wordt met jouw data. Een weeklijst kan prima uitvoer leveren bijvoorbeeld maar als er in een bepaalde week geen events zijn, wat moet het rapport dan printen? Of als je een bepaald veld wilt printen in een brief maar dat veld is niet ingevuld, wat dan?  In de specificatie heb je dit opgenomen maar in het testscenario moet dit wel terugkomen zodat je kunt testen of het onder al deze condities ook nog een goed rapport produceert.

In de specificatie geef je door welke testscenario’s je gemaakt hebt.

Nadat de projectleider de specificatie gezien heeft wordt deze voorgelegd en besproken met het reporting team. Als er nog vragen zijn dan nemen we contact op met de aanvrager en wordt de specificatie bijgewerkt waar nodig.

De ontwikkeling start als de specificatie duidelijk is. Tijdens het ontwikkelen kunnen er toch nog vragen ontstaan, misschien omdat er een technisch probleem is of er toch nog iets is waar geen rekening mee gehouden is bij het maken van de specificatie.

Als er veel vragen zijn dan kan dit de opleverdatum in gevaar brengen maar ook de tester van het rapport zal dan geïnformeerd moeten worden want ook het testproces vertraagd. Ook dan wordt er weer overlegd.

Gemiddeld duurt het ontwikkelen van een rapport 1 dag. Daarna test de reporting afdeling of het rapport geen fouten oplevert, de juiste uitvoer heeft en draagt het daarna over aan de projectleider.

Als het rapport klaar is wordt het beschikbaar gemaakt in de omgeving waarin getest kan worden.
De reporting afdeling enkele tests uit aan de hand van het testscenario.

Als alles volgens plan verloopt kan de tester aan de slag.

Tip: zorg ervoor dat de tester voldoende rechten heeft om het rapport te mogen testen.

Het testscenario wordt doorlopen en de bevindingen worden gerapporteerd aan de Projectleider.

Ervaring leert dat gebruikers soms toch nog iets anders willen. Het is dan zaak een andere procedure te volgen, de RFC (request for change) procedure. Kleine wijzigingen zijn vaak mogelijk maar het is belangrijk dat de specificatie bijgewerkt wordt op dat moment.

Als er fouten zijn bekijken we met de reporting afdeling hoe deze op te lossen en volgt er een versie waarin deze fouten opgelost zijn. Dit kan een iteratief proces zijn en moet gebeuren in de tijd die afgesproken is voor het testproces in de specificatie. Vaak is dit 2 weken. De reporting afdeling is in deze 2 weken gepland om fouten op te lossen. De planning hiervoor wordt door de projectleider bepaald.

De projectleider stuurt bij als dit proces te lang duurt. Nadat de tester akkoord is, is het belangrijk dat de gebruiker, indien deze niet al betrokken was, ook meekijkt. Dit kan ook per organisatie verschillen. Belangrijk is dat de gebruiker geïnformeerd wordt.

Het is belangrijk dat er documentatie is over het rapport en dat deze beheerd wordt.
De specificatie met de testscenario’s en de beschrijving worden beheerd door de klant, de technische info beheren we in Confluence, het systeem waarmee de reporting afdeling rapporten beheert.

Documentatie is belangrijk omdat er wellicht later nog eens vragen zijn over het rapport en of wijzigingen nodig zijn. Zonder documentatie is dit niet efficiënt.

Het accorderen van het rapport is belangrijk. De voorgaande fasen worden daarmee afgesloten.

Als het rapport goedgekeurd is kan het in gebruik genomen worden. Het is een go live.

Tip: vergeet niet de gebruikers te briefen over het feit dat het rapport in gebruik genomen kan worden, eventueel nog uitleg te geven en de rechten in te stellen zodat zij het rapport ook echt kunnen gebruiken.

De garantietermijn voor het rapport is 14 dagen. Mochten er nog fouten zijn of heel kleine wijzigingen nodig zijn dan lossen we deze op in deze termijn.

Na een tijdje blijkt dat er toch wat wijzigingen nodig zijn in het geleverde rapport. Dat kan natuurlijk.

Iedere wijziging verloopt via een RFC, een Request for Change.

De werkwijze is als volgt:

• De specificatie wordt uitgebreid met een wijziging.
• Deze wordt beschreven.
• De wijziging wordt doorgaans weer met de projectleider besproken en de impact wordt bepaald.

Deze procedure heeft ook weer een tester, testscenario, go live datum etc. net als bij de oorspronkelijke aanvraag. De route is gelijk aan die van de aanvraag.

Om een gebruiker een login te geven moet je het recht hebben om deze toe te kennen aan CRM’s. Dit bepaal je in de Systeeminstellingen | CRM | Acties gebruiker.

Als je het recht hebt om een login aan te maken zijn er een aantal stappen die je moet doen;

1. Bepaal in de CRM (als al aangemaakt) welk e-mailadres voor inloggen is.
   
2. Bepaal in de instellingen de rol(len) en geef een standaard rol.
3. Bepaal de standaardfilters (als deze er zijn) en stel de overige agenda-instellingen in.
4. Druk op ‘Mail Wachtwoord’, het wachtwoord is gezonden en de persoon kan inloggen.
   

Indien je meerdere rollen hebt kan je in aan de rechterkant (bij je account) bepalen in welke rol je wilt werken of switchen van rol.

1. Diverse weergaven

Er zijn 3 verschillende agenda weergaven in de software. De Eventlijst, de Weekweergave en de Dagweergave.
Via de menustructuur kan hiernaartoe genavigeerd worden, maar ook via de agenda weergaven zelf.

2. Mijn instellingen

De instellingen voor de kleuren in de agenda kan je bepalen in de instellingen van de CRM. (CRM > Instellingen > Agenda instellingen)
Je kan hiermee bepalen welke kleuren je wilt zien in je weergaven. De keuze is uit:  projecttag/ boekingsstatus of eventtag.

3. Eventlijst

De eventlijst geeft een overzicht van de events in een lijst met de volgende kolommen:
Datum | Status | Omschrijving | Ruimtes | Projecttags | Eventtags | Genres | Contactdetails | eigenaar | ID’s | <Iconen> Extra data/ items/ deals/ kaartverkoop/ taken/ tijdschema |.

In de kolom ‘omschrijving’, dit is de projectnaam, kunnen ook twee iconen tonen:

Koppel icoon project: hierin tonen alle events die in dit project zijn geboekt

Koppel icoon serie: hierin tonen alle events die in deze serie zijn geboekt.

Standaard toont de dag van gister + 6 dagen, waarbij de dag van vandaag blauw gekleurd is.

3.1 Acties

In deze weergave is het mogelijk om bepaalde acties uit voeren, te filteren, filters aan te maken, te zoeken en te selecteren.

Er zijn 2 soorten acties beschikbaar in de eventlijst, namelijk:
Deal acties (denk aan kopiëren, verwijderen, wijzigen)
Event acties (denk aan kopiëren, verwijderen, wijzigen)

Met acties kunnen wijzigingen voor een selectie van events doorgevoerd worden.

3.2 Filteren

Door op het filtericoon te klikken kan je zoekcriteria invullen en aanvinken, waar filters van gemaakt kunnen worden. klik hiervoor op [+ bewaar als nieuw filter]. Deze filters worden in jouw persoonlijke filterlijst opgeslagen en zijn te selecteren in het dropdown menu waarin een filter geselecteerd kan worden.

Tevens kunnen filters gewijzigd worden, door het op het filter icoon te klikken, wanneer er een filter is geselecteerd. Deze kan aangepast worden en vervolgens opgeslagen door op [filter opslaan] te klikken.

Vanuit de eventlijst is het mogelijk om naar de week- en dagweergave door te klikken en kan je, door op het event te klikken, het event openen of door op een CRM te klikken het CRM openen. Door middel van de iconen kom je in de desbetreffende data van dat event.

Als het icoon blauw van kleur is, dan is hier al data in opgeslagen.

4. Dagweergave

De dagweergave geeft een overzicht van de dag per ruimte, per uur.
In het eventblok zie je de begin en einddatum, de naam van het project en de organisator.

4.1 Instellingen

In de rijen worden de ruimtes bepaald. Deze kunnen toegevoegd worden aan de weergave.

Dit doe je door op ‘Ruimte toevoegen’ onderin te klikken. Je kan daarna de ruimtes aanklikken die je in de weergave wilt zien. Door op het kruisje naast de ruimte te klikken, wordt de ruimte verwijderd uit deze weergave. De ruimtes worden getoond in de volgorde die standaard is ingesteld in de systeeminstellingen.

In de Dagweergave heb je de mogelijkheid om te bepalen of je ook de open plekken in de agenda wilt zien. Je kan kiezen uit:

• ‘Events’: toont alleen de events
• ‘Events en open: toont de events en de open ruimtes/ tijden
• ‘Alleen open’: Toont de open ruimtes/ tijden

In de agenda tonen dan de open plekken en het aantal uren dat deze ruimte op de tijdstippen vrij is.

4.2 Events boeken en wijzigen

In de dagweergave is het mogelijk om reeds geboekte events te:

• Te drag and droppen (til je event op naar een andere ruimte en tijd)
• Te verkorten of te verlengen (selecteer de rand van je event met je muis en sleep)

Door op de i te klikken in het event open je de event info.

In de dagweergave is het mogelijk nieuwe agenda boekingen te maken door:

• Op een cel te klikken in de weergave, op de gewenste tijd en zaal. Hierna opent een nieuw scherm om een event boeking te maken

4.3 Navigeren

Door middel van de kalender in de dagweergave, navigeer je naar de gewenste dag.
Vanuit de dagweergave is het mogelijk om naar de week- en dagweergave door te klikken en kan je, door op het event te klikken, het event openen. Door middel van de iconen kom je in de desbetreffende data van dat event.

5. Weekweergave

De weekweergave geeft een overzicht van de week, per dag, per ruimte. In het eventblok zie je de begin en einddatum en de projectnaam.

5.1 Instellingen

De instellingen voor de ruimte gaan hier hetzelfde als bij de dagweergave.
In de weekweergave is de extra optie om de blokken groter te tonen (zie afbeelding hierboven en afbeelding hieronder)

In de weekweergave heb je de mogelijkheid om de kolommen te wisselen met de rijen. Dus wil je de ruimtes of de data boven in de kolommen tonen.

Tevens kan er in de weekwergave gekozen worden om lege blokken te tonen in combinatie met eventboekingen.

5.2 Events boeken en wijzigen

In de weekweergave is het mogelijk om reeds geboekte events te:

• Te drag and droppen (til je event op naar een andere ruimte en dag)

Door op de i te klikken in het event open je de event info.

In de Weekweergave is het mogelijk nieuwe agenda boekingen te maken door:

• Op een cel te klikken in de weergave, op de gewenste tijd en zaal. Hierna opent een nieuw scherm om een event boeking te maken

5.3 Navigeren

Door middel van de kalender in de Weekweergave, navigeer je naar de gewenste dag.

Vanuit de weekweergave is het mogelijk om naar de week- en dagweergave door te klikken en kan je, door op het event te klikken, het event openen. Door middel van de iconen kom je in de desbetreffende data van dat event.
6. Samengevat

De agenda heeft diverse weergaven

• 3 weergaven
• in alle weergaven filter en zoekmogelijkheden
• overzichtelijke agenda per ruimte
• drag and drop functionaliteiten
• per persoon te bepalen welke ruimtes je ziet en of je naar de boekingsstatus kleur of de project/ eventtag kleur kijkt

Op verschillende plekken in onze software is het mogelijk om een event te boeken.

In de Eventlijst, de Weekweergave en de Dagweergave.

Het plusje om een event toe te voegen is in al deze weergaves aanwezig.

In de Dagweergave is er een extra mogelijkheid om een event te boeken namelijk door te dubbelklikken in de kalender op het gewenste tijdstip.
Automatisch worden de eventdag, ruimte en de eventtijden overgenomen vanuit deze kalender.
Dus in onderstaand geval; 13 september 2021 van 15:00 uur tot 16:00 uur in de Grote Zaal.

In de Weekweergave is er ook de mogelijkheid om een event te boeken door middel van dubbelklik op de gewenste dag. Automatisch worden dan de dag en ruimte overgenomen vanuit de kalender.

Dus in onderstaand geval: Vrijdag 17 september 2021 in de Studio (Theater).

Op het moment dat er een event geboekt worden zijn er een paar verplichte velden.

Dit zijn op projectniveau: Projectnaam/ Projecttag/ Organisatie/
Op Eventniveau: Eventtag/ Status/ Ruimte/ Datum/ Tijden/

Op het moment dat je een event wilt aanmaken bij een bestaand project kan je het project selecteren uit de lijst bij de projectnaam. Als je een nieuw project wilt aanmaken kan je een blijven typen en geen bestaand project selecteren.

De projecttags/ eventtags/ statussen en genres zijn vooraf gedefinieerd en per organisatie verschillend.

1. Projectdetails

2. Eventdetails

Zodra de projectdetails zijn gekozen kom je in het scherm voor de daadwerkelijke eventboeking. Hier moet je de eventdetails ingeven. Deze bestaat uit 3 delen:

Eventdetails
Ruimte
Datum en tijd

Good to know: De tags en ruimtes die je als eerste selecteert tonen in de lijstweergave. De rest is te zien door middel van (+1) in de lijst weergave

Good to Know: De instelling: ‘eventtijd is gelijk aan boekingstijd’ kan bij  (zoek de persoon in CRM, ga naar instellingen) standaard worden aan of uitgevinkt.

Eventtijd = De tijd van het event/ de show/ het concert zelf
Boekingstijd = de tijd van de gehele boeking (dus incl. op- en afbouw bijvoorbeeld)

Voorbeeld:
Boekingsstarttijd = 14:00 uur
Eventstarttijd = 16:00 uur
Eventeindtijd = 18:00 uur
Boekingseindtijd = 20:00 uur
De eventstarttijd wordt tussen haakjes getoond in de agenda.

Om eventuele events later ‘Bij’ te boeken kan het vinkje ‘controleer data en tijden’ worden aangevinkt waarbij het mogelijk is om direct extra events toe te voegen.

Door “Boek een apart Event voor iedere Ruimte” aan te vinken wordt er voor iedere ruimte een los event in de agenda geboekt.
In dit event kunnen de tijden worden gewijzigd en de informatie worden ingevoerd die voor dit type event nodig is.

Door de events met dit vinkje aan te boeken krijg je dus per event een ‘blok’ of ‘regel’ in de agenda. (zie geel). Deze blokken kan je per ruimte wijzigen en aanpassen.

Als de 3 ruimtes geboekt zijn ZONDER de optie ‘boek per ruimte een event’ dan pas je de tijd voor het complete event aan en niet per ruimte. (zie roze)

Definitie wat is een koppeling?
Wat verstaan we onder een “koppeling”? In het kort is dit een relatie die gelegd is met een andere applicatie of met externe data of een Service waarbij data uitgewisseld wordt.

Waarom een koppeling?
Redenen om te koppelen zijn o.a.  het opheffen van redundantie, het valideren van data of het doorsluizen of ophalen van (andere) data uit andere systemen.

Technische info over koppelingen
Een koppeling kan gemaakt worden met een API (REST,  SOAP, XML, JSON etc.) of indien er geen API is door uitwisseling van bijvoorbeeld CSV bestanden. We gaan in dit document verder niet in op de techniek.

Standaarden versus op maat ontwikkelde koppelingen
Sommige koppelingen zijn koppelingen die er gewoon moeten zijn: Als je op een e-mail adres klikt in de CRM dan verwacht de gebruiker dat zijn standaard mailprogramma opent, idem voor een hyperlink als je erop klikt opent je browser. Of als je op een adres klikt en Google maps opent!

Andere koppelingen zijn koppelingen waarbij een keuze gemaakt wordt voor een bepaalde leverancier waar je vaak ook abonnement nodig hebt : adresvalidatie waarbij je bijvoorbeeld postcode en huisnummer invoert en de adresvalidatie service een straat en stad ophaalt. Deze koppeling wordt vaak gerealiseerd met een Webservice. Het kan zijn dat een leverancier meerdere koppelingen kan maken voor dezelfde toepassing. (er zijn meerdere adresdata-bibliotheken beschikbaar bijvoorbeeld).

Dan zijn er de koppelingen die op maat gemaakt worden, soms voor 1 klant, maar dikwijls voor meerdere klanten. Denk hierbij aan koppelingen met kaartverkoopsystemen en financiële systemen.

De volgende koppelingen zijn al gerealiseerd. Voor sommige koppelingen is een licentie nodig.
Indien technische informatie nodig is, kan deze opgevraagd worden bij ESB.

Overzicht systemen in onze sector

In onze sector zien wij vrijwel overal de volgende systemen waarmee we mogelijk kunnen koppelen:

Eventplanningsysteem
Ticketingsysteem
Horecasysteem
Financiële Administratie
Fondsenwervingsysteem
Gebouwenbeheersysteem
Personeelsplanningsysteem
Centraal CRM systeem
Website/CMS
Mailings/ campagnesysteem
E-mailsysteem
Rapportagesysteem
Filmdatabanken
Betaalsystemen

Ticketing

Vanuit het planningsysteem events uploaden naar het ticketingsysteem.
Voordeel is dat het event maar 1 keer ingevoerd wordt.
Vanuit het kaartverkoopsysteem kaartverkoopstanden ophalen.
Voordeel is dat de standen in de planningsoftware gevisualiseerd kunnen worden en dat er rapporten mee gemaakt kunnen worden, bijvoorbeeld een borderel.
Voorbeelden van deze koppelingen zijn gerealiseerd met SRO, TicketMatic, TicketMaster, Tix, Itix, LVP, Active Tickets.
Doorgaans zijn dit API koppelingen.

Financiële administratie

Vanuit het planningsysteem CRM data en cijfers over zaalhuur en items uploaden
Vanuit het planningsysteem CRM data en abonnement-data uploaden
Vanuit het financiële systeem betaalinformatie terug ontvangen
Voorbeelden van deze koppelingen zijn gerealiseerd met AFAS, Exact, Minox, Decade, AccountView.
Hoewel er API’s beschikbaar zijn bij deze systemen betreft het hier doorgaans CSV uitwisselingen.
API koppelingen zijn mogelijk. Soms bieden financiële systemen externe organisaties die koppelingen kant en klaar aanbieden.

Horecasystemen

Vanuit planningssoftware CRM data en event data (datum, tijd, naam, klant) uploaden.
Vanuit het horecasysteem een totaalpost terugontvangen.
Voorbeelden van koppelingen zijn er niet, vaak kan de gebruiker deze koppeling zelf realiseren middels een geplande taak in de planningssoftware waarbij een xml of een CSV beschikbaar gemaakt wordt.
API koppelingen zijn mogelijk waar nodig.

CRM systemen

Er zijn CRM platformen of systemen die CRM & soms ook ticketingdata ontvangen. Omdat ESB meestal  ook data uit ticketingsystemen heeft wordt de koppeling vanuit het planningssysteem gerealiseerd.
Voorbeelden van deze systemen zijn Publiek.nl, Smart Connections, CRM Dynamics oplossingen, MailChimp.

Koppelingen met Websites

Vrijwel alle klanten hebben een website waar event info gepubliceerd wordt. Deze info zit vaak ook in het planningssysteem. Hiervoor worden vaak XML koppelingen aangeboden zodat de data maar 1 keer ingevoerd hoeft te worden. In de praktijk is dit vaak een op maat oplossing en sterk afhankelijk van de wensen van de klant en de kunde van de webbouwers.

Er zijn portalen beschikbaar voor externe gebruikers van het planningssysteem. Deze worden vaak benaderd via de website, met een login en een wachtwoord.

Personeelsplanning

Er zijn API’s ontwikkeld waarmee iStaff data opgehaald kan worden voor bijvoorbeeld mobile toepassingen of CMS ’sen.
Er zijn diverse exports gerealiseerd die op gezette tijden CSV files of XML data beschikbaar maken.

SEPA

Het is mogelijk om een SEPA file te genereren voor abonnementen of lidmaatschappen die men verkoopt aan mensen of bedrijven in de CRM database, en deze automatisch te mailen naar de administratie voor verdere verwerking.