Zoals je waarschijnlijk weet zijn wij volop bezig met de productontwikkeling. We werken onder andere aan een gloednieuw Dashboard. In het Dashboard zie je de belangrijkste informatie van dat moment, wat er precies van je verwacht wordt en wanneer iets afgerond moet worden.
Olga Doedens van TAQA Theater de Vest dacht mee over de nieuwe functionaliteiten van onze nieuwe software tijdens onze Smart.Lab-sessies. Wij spraken haar ter voorbereiding op de implementatie van de nieuwe Dasboardmodule – met een procesflow voor verhuringen.
Wie? Olga Doedens
Wat? Eventmanager bij TAQA Theater de Vest en Grote Kerk Alkmaar.
Waar? TAQA Theater de Vest in Alkmaar
Sinds wanneer? 2013
Olga heeft een achtergrond in HBO management economie en recht. Sinds 2013 werkt ze met veel plezier bij TAQA Theater de Vest in Alkmaar, waar ze medeverantwoordelijk is voor de verhuur van het theater en de Grote Kerk Alkmaar. Met haar collega’s van de afdeling verhuur heeft zij een procedure opgesteld voor verhuringen.
Momenteel definiëren wij samen de procesflow bij een verhuring, en bepalen we een automatische procedure. “Wij ontvangen meestal aanvragen telefonisch of via e-mail, en soms via het contactformulier op onze website. Als we een nieuwe aanvraag ontvangen, reserveren we dit met een sjabloon in iTheatre. In een sjabloon zijn alle verschillende scenario’s uitgeschreven, waardoor dit veel tijd scheelt bij het verwerken van een verhuring.” Dit is een belangrijke stap!
Ook zijn er nog een aantallen stappen in het proces die geautomatiseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld de checklist bij een verhuring. “Techniek, Publiekservice en Horeca werken allemaal met dezelfde checklist. Tijdens een verhuring heeft iedereen een afdruk bij zich. Aan het einde van de dag mailen wij iedereen en geven aan welke checklists in de komende drie weken definitief zijn en welke gewijzigd zijn. Dit kost op dit moment nog te veel tijd.”
Ben je benieuwd naar de automatische procedure? Of wil je meer weten over de procedure voor verhuringen van TAQA Theater de Vest? Laat het ons weten. We brengen je graag met Olga in contact.